Cách liên kết dữ liệu word và excel thật là đơn giản dễ dàng

[Thủ thuật văn phòng] Hướng dẫn cách liên kết dữ liệu word và excel thật là đơn giản dễ dàng – Nếu bạn là dân văn phòng thường xuyên lập báo cáo bằng Word và cần phải lấy dữ liệu từ bảng tính Excel một cách thông thường đơn giản đó là sao chép bảng tính từ Excel và dán vào Word, tuy nhiên cách đó chỉ phù hợp cho những dữ liệu nhỏ mang tính chất cố định. Trong trường hợp dữ liệu của bạn về sau có thay đổi thì cách làm này sẽ rất mất nhiều thời gian và công sức vậy phải làm sao?

Như vậy để tiết kiệm thời gian và công sức bạn có thể dùng tính năng “Paste Special” để liên kết dữ liệu tự động giữa Word và Excel Đây là một thủ thuật khá là hay mà có ít ai sử dụng với thủ thuật này bạn sẽ làm được nhiều hơn bạn tưởng – Tác dụng của thủ thuật này là trong tài liệu mà bạn đang làm việc với Excel cần có một số nội dung mà nội dung đó giống như trong một tài liệu soạn thảo trong Word. Mà bạn muốn khi thay đổi, chỉnh sửa nội dung ở Excel thì Word sẽ tự động cập nhật dữ liệu mới. Hãy cùng blog thủ thuật tìm hiểu cách kết nối dữ liệu giữa Word và Excel để cập nhật dữ liệu tự động khi có thay đổi!

Liên kết dữ liệu word và excel cập nhật dữ liệu tự động

Trong bài viết trước đây về thủ thuật Office mình có hướng dẫn các bạn cách đặt Microsoft Office Word mở tệp mặc định trong Windows 10 giúp bạn dễ dàng hơn trong việc mở các loại tập tin trong Windows 10, tiếp tục trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách liên kết dữ liệu word và excel tự động đơn giản nhất.

Ở bài này mình sẽ Demo trên Word và Excel 2010, đầu tiên trong Excel, bạn chọn ô chứa dữ liệu cần đưa sang Word, bấm Ctrl + C để copy!

Sau đó qua cửa sổ Word chọn Paste > chọn Paste Special (hoặc bấm tổ hợp 3 phím Ctrl+ Alt + V) để mở hộp thoại “Paste Special”.

Kích chọn mục “Paste Link” và chọn một trong các loại định dạng dữ liệu ở khung bên phải tùy theo nhu cầu của bạn, chọn xong nhấn OK (ở đây mình sẽ chọn Unformatted Unicode Text).

Lúc này, dữ liệu từ Excel và Word đã liên kết với nhau, các liên kết dữ liệu trong Word sẽ có một màu xám mờ bao quanh khi bạn nhấp chuột vào liên kết.

Khi bạn thay đổi dữ liệu trong Excel thì dữ liệu tương ứng trong Word cũng sẽ được cập nhật theo.

#Video hướng dẫn

#Xem mã liên kết giữa Excel và Word

Để xem mã để định dạng dữ liệu trong Word khi Liêt kết file Excel thì ta chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt + F9.

Đoạn mã {LINK Excel.Sheet.12 C:\\Users\\Administrator\\Desktop\\Book1.xlsx Sheet1!R3C2:R8C2 \a \t \u}  thể hiện việc dữ liệu được Liêt kết file Excel và Word. Các ký hiệu “a, p, t” thể hiện các điều kiện khi Liêt kết file Excel và Word, các ký hiệu có ý nghĩa như sau

a : Cập nhật dữ liệu 1 cách tự động

p : Hiển thị dữ liệu dạng hình ảnh

t : Hiển thị dữ liệu dạng văn bản

u : Hiển thị dữ liệu dạng Unformatted Unicode Text

#Cập nhật File tự động khi mở

Khi bạn mở file Word, Word sẽ tự động hiện thông báo hỏi chúng ta có muốn cập nhật dự liệu 1 cách tự động hay không?

Nếu chúng ta chọn Yes, dữ liệu sẽ tự động cập nhật, còn không thì sẽ sử dụng dữ liệu cũ, khi chọn Yes để cập nhật dữ liệu bạn nên mở sẵn file Excel nguồn để đảm bảo an toàn, việc cập nhật không bị mất dữ liệu hay bị lỗi.

Thông thường thông báo này luôn hiện ra mỗi lần mở file. Nếu bạn muốn tắt nó thì có thể vào menu File > Opitions > Advanced, rồi tích bỏ dấu chọn trước dòng chữ “Update automatic links at open” > nhấn OK để lưu lại các cài đặt!

#Cập nhật thủ công

Nếu chúng ta muốn cập nhật thủ công một vùng dữ liệu nhất định trong file Word, chúng ta chỉ cần nhấp chuột phải (Right Click) vào vùng dữ liệu cần cập nhật và chọn Update Link.

Bạn nên mở các tập tin Excel để đảm bảo việc cập nhật không bị lỗi.

#Chỉnh sửa liên kết

Nếu chẳng may bạn vô tình di chuyển tập tin Excel hoặc Word đến một vị trí khác thì đòi hỏi bạn cần phải chỉnh lại liên kết, thực hiện bằng cách vào File > Info -> Edit Links to Files (lựa chọn này nằm ở góc dưới bên phải của khung Word và chỉ hiện ra khi chúng ta đã Save file).

Lúc này bạn sẽ thấy cửa sổ thay đổi liên kết.

Trong cửa sổ Link, chúng ta có các lựa chọn như Break Links (loại bỏ liên kết), Open Source (mở tệp nguồn), Change Source (thay đổi liên kết), Update now (cập nhật mới).

#Các trường hợp lưu ý khi thực hiện kết nối dữ liệu giữa Word và Excel

Trong trường hợp khi bạn làm theo các bước ở trên nhưng trong Word không hiển thị số liệu mà hiển thị toàn mã lệnh thì bạn vào Menu File > Option > Advanced, rồi tích bỏ dấu trước dòng chữ “Show field codes instead of their values” > nhấn OK để lưu lại.

Tại đây, bạn cũng có thể thay đổi cách hiển thị màu nền (mặc định là màu xám) tại các vị trí có chứa liên kết hãy bấm vào mũi tên tại mục Field shading, rồi chọn 1 trong 3 tùy chọn tương ứng sau:

Never: không hiển thị

Always: luôn hiển thị

When selected: chỉ hiển thị khi được chọn

Nếu tài liệu của bạn có nhiều liên kết thì nên chọn Always để dễ dàng quản lý và cập nhật dữ liệu.

Ngoài ra khi File Word đã hiển thị chính xác dữ liệu nhưng khi in ra giấy thì chỉ thấy các mã lệnh thì bạn hãy vào menu File > Opitions > Advanced, sau đó tích bỏ dấu chọn trước dòng chữ “Print field codes instead of their values” > nhấn OK để lưu lại.

Lưu ý: Bạn hãy lưu file Word và file Excel trong cùng 1 thư mục để tiện cho việc quản lý. Khi đã thực hiện việc liên kết dữ liệu giữa Word và Excel, bạn không nên đổi tên hay đường dẫn của file Excel; nếu bạn tiến hành đổi tên hay đường dẫn của file Excel thì đồng nghĩa liên kết giữa Word và Excel sẽ bị mất, Word không cập nhật được dữ liệu từ Excel.

#Chú ý thêm

Khi sử dụng tính năng này để Liêt kết file Excel và Word, bạn cần lưu ý những điều sau:

1. Khi chúng ta thêm dòng, cột trong file Excel thì phía Word không tự thay đổi. Điều này có thể làm cho Liên kết của chúng ta bị sai. Như vậy, cần chốt vị trí các giá trị trong file Excel trước rồi hãy dán Liêt kết sang Word.
2. Nếu chúng ta thay đổi tên hoặc đường dẫn của file Excel thì Word cũng không hiểu được. Lúc này, chúng ta có thể sử dụng nút Change Source… trong cửa sổ Links để chọn lại file Excel mới làm file nguồn.
3. Để cho an toàn, khi cần Update dữ liệu, chúng ta nên mở cả file Word và file Excel nguồn để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra.

Cuối cùng không có gì hơn nếu bạn cảm thấy bài viết có ích hãy subscribe blog của mình thường xuyên để cập nhật những bài viết mới nhất qua Email – Chân thành cảm ơn!