Hàm DAVERAGE là gì?

Hàm DAVERAGE hay hàm tính trung bình có điều kiện, là hàm có thể giúp bạn tính trung bình các giá trị trong một trường (cột) bản ghi trong danh sách hay cơ sở dữ liệu khớp với các điều kiện mà bạn xác định.

Ứng dụng của hàm DAVERAGE trong Excel?

Hàm DAVERAGE còn giúp bạn xử lý nhanh hơn các dữ liệu để đưa ra số liệu trung bình chính xác nhất, có thể áp dụng hàm DAVERAGE vào các trường hợp như:

• Tính trung bình của 1 cột nhiều dữ liệu có sẵn điều kiện.
• Có thể tự lấy điều kiện hoặc tạo điều kiện bên trong công thức.
• Tính toán được các giá trị bạn mong muốn.
• Lọc ra những giá trị không cần tính trong điều kiện cho trước.

Cú pháp hàm DAVERAGE?

=DAVERAGE(database, field, critera)

Trong đó:

• Database (Tham số buộc): Toàn bộ vùng, bảng dữ liệu muốn tính trung bình (Quét toàn bộ bảng kể cả tiêu đề).
• Field (Tham số bắt buộc): Cột có số liệu được sử dụng để tính trung bình (Chỉ lấy tiêu đề của cột đó).
• Critera (Tham số bắt buộc): Điều kiện để tính trung bình, có thể lấy từ bảng dữ liệu hoặc tự tạo điều kiện ở bên ngoài vùng trống.

Lưu ý:

• Bạn có thể dùng bất kỳ dữ liệu nào cho đối số criteria, miễn là nó có chứa ít nhất một tiêu đề và ít nhất một ô bên dưới nhãn cột để xác định điều kiện.
• Mặc dù điều kiện có thể được định vị ở bất kỳ đâu trên trang tính, nhưng bạn không nên đặt điều kiện bên dưới danh sách. Nếu bạn thêm thông tin vào danh sách, thông tin mới sẽ được thêm vào hàng đầu tiên bên dưới danh sách. Nếu hàng bên dưới danh sách không trống, Excel không thể thêm thông tin mới vào được.
• Hãy đảm bảo là điều kiện đó không chồng lấp lên danh sách.
• Để thực hiện thao tác trên toàn bộ một cột trong cơ sở dữ liệu, hãy nhập một dòng trống bên dưới nhãn cột trong điều kiện.

Tạo điều kiện để tính?

Trước khi tìm hiểu chi tiết cách sử dụng hàm Daverage thì người dùng bắt buộc cần chuẩn bị tạo sẵn điều kiện trong trang tính Excel đang sử dụng.

Ví dụ: Cho một bảng dữ liệu cho trước và tạo điều kiện cho hàm Daverage là Giới Tính: Nam.

Dùng hàm DAVERAGE với địa chỉ tuyệt đối

Với địa chỉ tuyệt đối bạn sẽ nhận được kết quả giữ nguyên kể cả khi di chuyển các ô điều kiện.

Ví dụ: Hãy tính điểm trung bình của tất cả học sinh Nam với vùng điều kiện là địa chỉ tuyệt đối.

Bước 1: Đi đến ô tính trung bình > Nhập công thức =DAVERAGE(A1:D7;D1;$C$10:$D$11).

Giải thích hàm:

• A1:D7: Là toàn bộ vùng dữ liệu của ví dụ đã cho.
• D1: Là cột sẽ được tính trung bình (Ở đây là cột điểm HK1).
• $C$10:$D$11: Điều kiện đã tạo sẵn (học sinh Nam) nhưng sau khi nhập vào bạn hãy tô chọn vùng điều kiện và nhấn F4 nhé!

Bước 2: Nhấn Enter bạn sẽ nhận được kết quả.

Dùng hàm DAVERAGE với địa chỉ tương đối

Với địa chỉ tương đối bạn sẽ nhận được kết quả dễ bị thay đổi khi di chuyển các ô điều kiện.

Bước 1: Đi đến ô tính trung bình > Nhập công thức =DAVERAGE(A1:D7;D1;C10:D11).

Giải thích hàm:

• A1:D7: Là toàn bộ vùng dữ liệu của ví dụ đã cho.
• D1: Là cột sẽ được tính trung bình (Ở đây là cột điểm HK1).
• C10:D11: Điều kiện đã tạo sẵn (học sinh Nam).

Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.

Lỗi khi sử dụng hàm DAVERAGE

Lỗi #DIV/0 đây là 1 lỗi khá phổ biến khi sử dụng hàm DAVERAGE.

Nguyên nhân: Do đặt điều kiện sai hoặc tất cả các ô được tính trung bình không phải số mà là chữ, ký tự.

Cách khắc phục: Kiểm tra và chỉnh sửa lại dữ liệu hoặc điều kiện.

Lưu ý: Có một số trường hợp bạn sẽ thấy kết quả hiển thị sai! Đừng lo lắng bạn hãy chỉnh lại tiêu đề của điều kiện và bảng dữ liệu cho khớp với nhau nhé!

• Excel căn bản: Tìm giá trị nhỏ nhất lớn nhất trong Excel
• Bạn có biết hàm Offset trong Excel
• 2 cách sao chép dữ liệu từ Excel sang Word giữ nguyên định dạng
• Sử dụng hàm and trong excel bạn đã biết?
• Cách sử dụng các hàm đếm dữ liệu Count, Counta, Countif… trong Excel

Xem video sử dụng hàm DAVERAGE

Cuối cùng không có gì hơn nếu bạn cảm thấy bài viết có ích hãy subscribe blog của mình thường xuyên để cập nhật những bài viết mới nhất qua Email – Chân thành cảm ơn!

4 bước kẻ ô tự động trong Excel

Để thực hiện công việc này bạn sẽ sử dụng công cụ Conditional Formatting trên Excel, đây là một công cụ với rất nhiều tiện ích khác nhau và để kẻ ô tự động khi nhập liệu trong Excel thì bạn sẽ sử dụng công cụ này với 4 bước như sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu

Đầu tiên bạn cần chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn kẻ ô tự động khi nhập liệu, sau đó tại mục Home trên thanh công cụ, chọn ô Conditional Formatting, chọn New Rule…

Bước 2: Tạo công thức

Xuất hiện hộp thoại Edit Formatting Rule chọn Use a formula to determine which cells format.

Nếu bạn muốn tự động kẻ ô trong khu vực mình đã chọn thì nhập công thức theo mẫu: = chọn ô đầu tiên (nhấn phím F4, 2 lần để cố định cột) <> “”

Ví dụ: =$A1<>”” – trường hợp này bạn nhập bất kỳ ở trong vùng dữ liệ bạn đã chọn.

Hoặc bạn cũng có thể nhập công thức theo mẫu: =if(chọn ô nhấn phím F4, 2 lần để cố định cột)<>””;TRUE)

Ví dụ: =if($B3<>””,TRUE) – trường hợp này bạn nhập liệu ở cột B3 nó sẽ tự động kẻ ô cho bạn.

Bước 3: Tùy chọn kẻ ô

Chọn ô Format để tiến hành tùy chọn kẻ khung, và các tùy chỉnh Font chữ, cỡ chữ.

Lúc này hộp thoại mới xuất hiện, bạn chọn mục Border. Tại đây bạn có thể chọn các kiểu kẻ ô theo ý muốn.

Bước 4: Hoàn tất

Chọn OK, sau đó bấm OK lần nữa là hoàn tất quá trình tự động kẻ ô khi có dữ liệu Excel.

Bây giờ chỉ cần nhập liệu thì excel sẽ tự động kẻ ô cho bạn.

• Excel căn bản: Tìm giá trị nhỏ nhất lớn nhất trong Excel
• Excel căn bản: Sử dụng hàm Round làm tròn số trong Excel
• Cách sửa lỗi REF trong Excel chi tiết có video hướng dẫn
• Cách liên kết dữ liệu word và excel thật là đơn giản dễ dàng
• Cách tính tổng hoặc đếm các ô được tô màu trong Excel đơn giản

Cuối cùng không có gì hơn nếu bạn cảm thấy bài viết có ích hãy subscribe blog của mình thường xuyên để cập nhật những bài viết mới nhất qua Email – Chân thành cảm ơn!

Tính thời gian chênh lệch trong excel

Có rất nhiều yêu cầu để tính thời gian chênh lệch trong excel, tùy vào trường hợp cụ thể mà bạn có thể lựa chọn một số điều kiện được trình bày dưới đây.

Cách tính chênh lệch thời gian

Để tính toán sự chênh lệch thời gian giữa hai ngày khác nhau, bạn thực hiện phép trừ như bình thường và đơn vị của kết quả Excel trả về là ngày. Nếu trong dữ liệu của hai ngày có cả thời gian, thì kết quả của phép trừ sẽ là số thập phân, với phần thập phân là chênh lệch giờ chia cho 24.

Công thức tính giờ

Để tính giờ giữa hai thời gian, bạn thực hiện phép tính trừ giữa hai khoảng thời gian và nhân kết quả với 24 (1 ngày = 24 giờ).

Công thức tính phút

Để tính phút giữa hai thời gian, bạn thực hiện phép tính trừ giữa hai khoảng thời gian và nhân kết quả với 1440 (1 ngày = 24 giờ = 1440 phút).

Công thức tính giây

Để tính giây giữa hai thời gian, bạn thực hiện phép tính trừ giữa hai khoảng thời gian và nhân kết quả với 86400 (1 ngày = 24 giờ = 1440 phút = 86400 giây).

Dùng hàm TEXT tính thời gian

Một cách làm khác để tính sự chênh lệch giữa hai thời gian khác nhau là sử dụng hàm TEXT.

Cách hoạt động của hàm TEXT trong trường hợp này là định dạng lại kết quả của phép trừ thành dạng giờ (h), phút (h:mm) và giây (h:mm:ss).

Tính chênh lệch giờ giữa hai thời gian: =TEXT(thời gian kết thúc – thời gian bắt đầu,“h”).

Tính toán chênh lệch giờ và phút giữa hai thời gian: =TEXT(thời gian kết thúc – thời gian bắt đầu,“h:mm”).

Tính chênh lệch giờ, phút và giây giữa hai thời gian: =TEXT(thời gian kết thúc – thời gian bắt đầu,“h:mm:ss”).

Lưu ý khi sử dụng cách này:

• Kết quả sau khi sử dụng hàm TEXT là văn bản, vì vậy đây sẽ là một hạn chế vì bạn sẽ không thể sử dụng kết quả này để tiếp tục tính toán.
• Nếu kết quả là một số âm, lỗi #VALUE! sẽ xuất hiện.

Tính chênh lệch giữa hai thời gian trong cùng một ngày

Để tính chênh lệch giữa hai thời gian, bạn sử dụng các hàm sau:

Chỉ lấy đơn vị giờ: =HOUR(thời gian kết thúc – thời gian bắt đầu). Kết quả trả về không vượt quá 24 giờ.

Chỉ lấy đơn vị phút: =MINUTE(thời gian kết thúc – thời gian bắt đầu). Kết quả trả về không vượt quá 60 phút.

Chỉ lấy đơn vị giây: =SECOND(thời gian kết thúc – thời gian bắt đầu). Kết quả trả về không vượt quá 60 giây.

Nếu thời gian kết thúc lớn hơn thời gian bắt đầu thì kết quả là số âm sẽ dẫn đến lỗi #NUM!.

Dùng hàm NOW và TIME

Hàm NOW sẽ nhanh chóng trả về kết quả ngày tháng năm và thời gian hiện tại với công thức như sau: =NOW().

Nếu bạn muốn tính chênh lệch ngày hiện tại và ngày bắt đầu, bạn sử dụng công thức: =INT(NOW()) – thời gian bắt đầu và định dạng kết quả ở dạng số.

Nếu bạn muốn tính chênh lệch thời gian hiện tại và thời gian bắt đầu, bạn sử dụng công thức: =TIME(HOUR(NOW()),MINUTE(NOW()),SECOND(NOW())) – thời gian bắt đầu.

Hàm NOW sẽ cập nhật lại giá trị khi bạn tắt mở lại file Excel hoặc nhấn nút F9.

Kết luận

Với những hướng dẫn bên trên hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong việc tính thời gian chênh lệch trong excel một cách đơn giản và hiệu quả nhất. Chúc các bạn thành công.

Khi nào căn chữ giữa ô trong Excel?

• Khi dữ liệu cần căn giữa là tiêu đề.
• Để trang trí cho phần dữ liệu được gọn gàng, đẹp hơn.
• Giúp cho sheet dữ liệu trở nên chuyên nghiệp hơn.

Vì sao cần căn chữ giữa ô trong Excel?

Cách căn giữa ô trong excel mang lại cho chúng ta khá nhiều lợi ích. Điển hình là:

• Giúp cho giao diện của bảng tính dễ nhìn hơn, đẹp hơn.
• Giúp cho bảng dữ liệu của bạn trong excel trở nên chuyên nghiệp hơn.
• Cách căn giữa trong excel giúp chúng ta đặt các phần tiêu đề hoặc nội dung vào trung tâm ô. Nhờ vậy, người đọc dễ dàng xác định được phần nội dung một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Mẹo căn chữ giữa ô trong Excel

Dưới đây là một số cách khá đơn giản để bạn có thể dễ dàng căn chữ giữa ô trong Excel.

Cách 1: Căn chữ giữa ô trong Excel theo chiều ngang, dọc

Việc căn chữ giữa ô trong Excel theo chiều ngang, dọc sẽ giúp văn bản của bạn luôn luôn được hiển thị ở trung tâm ô Excel cho dù bạn co dãn ô như thế nào thì nó cũng tự động căn giữa cho bạn.

Bước 1: Chọn ô chứa dữ liệu cần căn giữa > Chọn thẻ Home.

Bước 2: Đi đến phần Alignment > Nhấn chọn Center để căn giữa theo chiều ngang trong Excel (như hình bên dưới).

Lưu ý: Bạn cũng có thể căn giữa nhiều ô bằng cách chọn toàn bộ vùng dữ liệu muốn căn giữa > Thực hiện lại các bước bên trên.

Bước 3: Để caưn theo chiều dọc bạn cũng thực hiện như chiều ngang tuy nhiên ở Bước 2 bên trên bạn hãy chọn theo tùy chọn như bên dưới (xem hình minh họa).

• Top Align: Căn lên phía trên.
• Middle Align: Căn chính giữa.
• Bottom Align: Căn xuống phía dưới.

Lưu ý: Tương tự bạn cũng có thể căn giữa nhiều ô bằng cách chọn toàn bộ vùng dữ liệu muốn căn giữa > Thực hiện lại các bước bên trên.

Cách 2: Sử dụng chuột phải

Đối với phương pháp này chỉ có trong các phiên bản Excel mới, nếu bạn đang dùng các phiên bản Excel cũ có thể sẽ không có tính năng này.

Chọn ô chứa dữ liệu cần căn giữa > Nhấn chuột phải > Chọn Center để căn giữa trong Excel.

Lưu ý: Bạn cũng có thể căn giữa nhiều ô bằng cách tô chọn toàn bộ vùng dữ liệu muốn căn giữa > Thực hiện lại các bước bên trên, tuy nhiên cách này chỉ có tác dụng đối với căn giữa chữ hàng ngang.

Cách 3: Sử dụng Format Cells

Với phương pháp này bạn cũng có thể căn chữ giữa ô theo hàng ngang, dọc trong Excel tùy thích một cách nhanh chóng.

Bước 1: Chọn ô chứa dữ liệu cần căn giữa > Nhấn chuột phải > Chọn Format Cells.

Bước 2: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn thẻ Alignment.

Bước 3: Đi đến mục Text alignment.

Trong đó:

• Phần Horizontal > Chọn Center > Nhấn OK để căn giữa ô trong theo chiều ngang trong Excel.
• Phần Vertical > Chọn Center > Nhấn OK để căn giữa ô trong theo chiều dọc trong Excel.

Lưu ý: Bạn cũng có thể căn chữ giữa nhiều ô bằng cách tô chọn toàn bộ vùng dữ liệu muốn căn giữa > Thực hiện lại các bước bên trên.

Đọc thêm:

• 2 cách sao chép dữ liệu từ Excel sang Word giữ nguyên định dạng
• Cách chuyển chữ thường sang hoa hoặc ngược lại trong Excel
• Cách khắc phục lỗi nhắc lại ký tự khi nhập chữ trong Excel
• Cách viết số không ở trước trong Microsoft Excel đơn giản
• Cách tách họ tên trong Excel dễ dàng và đơn giản nhất

Cách 4: Sử dụng Merge Center

Khi bạn sử dụng phương pháp này cần chú ý đến điều kiện sau:

• Ở cách này bạn sẽ sử dụng lệnh gộp ô trong Excel để căn giữa.
• Nếu bạn có nhiều ô để căn giữa thì không nên chọn cách này vì khi gộp ô thì chỉ giữ lại nội dung của ô đầu tiên.

Bước 1: Chọn ô có chứa dữ liệu cần căn giữa > Chọn thẻ Home.

Bước 2: Đi đến phần Alignment > Chọn Merge & Center để căn giữa ô trong Excel.

Cách 5: Sử dụng tổ hợp phím

Phím tắt được xem là một công cụ khá hữu ích và nhanh chóng để bạn có thể thực hiện, tuy nhiên bạn cần phải nhớ tổ hợp phím của nó.

Đối với việc căn lề trong Excel:

• Căn trái: Sử dụng phím tắt Alt + H + A + L.
• Căn giữa: Sử dụng phím tắt Alt + H + A + C.
• Căn phải: Sử dụng phím tắt Alt + H + A + R.
• Căn lề dọc (giữa): Sử dụng phím tắt Alt + H + A + M.

Lỗi không căn chữ giữa ô trong excel

Nguyên nhân của lỗi excel này thường là các ô dữ liệu trong Excel không cùng chung định dạng dữ liệu.

Chẳng hạng trên cùng một cột mà dữ liệu của bạn vừa là số, vừa là kiểu chữ hay đại loại là một kiểu dữ liệu gì khác. Khi bạn canh giữa các dữ liệu này có thể xảy ra tình trạng dữ liệu canh giữa không đều nhau.

Cách khắc phục là bạn hãy kiểm tra lại các dữ liệu và hãy đưa chung nó về một kiểu dữ liệu là được.

Kết luận

Okey! Với 5 mẹo căn chữ giữa ô trong Excel trình bày bên trên hy vọng sẽ giúp ích được bạn trong việc tùy biến bảng tính trong Excel. Nếu bạn có thắc mắt hay có phương pháp nào hay có thể căn chữ giữa ô trong Excel một cách nhanh chóng thì có thể để lại bình luận bên dưới để mọi người cùng tham khảo nhé.

Nguyên nhân lỗi khi in bị mất khung trong Excel

Thật ra đây không phải là lỗi gì nghiêm trọng trong Excel mà chẳng qua bạn chưa thiết lập in đường lưới ở cửa sổ Print Preview hoặc có thể là do đường in bạn đang chỉnh ở chế độ đường viền lợt nên khi in khó nhận thấy.

Với 2 nguyên nhân trên mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sửa lỗi khi in bị mất khung trong Excel!

Cách 1. Thêm đường lưới

Khi in bảng Excel không hiện đường kẻ lưới là do bạn không kích hoạt đường lưới ở chế độ in trong giao diện Print Preview, cách kích hoạt như sau.

Đầu tiên trên cửa sổ Excel bạn hãy vào hấn vào tab Page Layout.

Tiếp theo bạn hãy tích chọn mục Print bên dưới phần Gridlines tại mục Sheets Option.

Sau khi thực hiện xong bạn sẽ thấy một đường lưới kẻ dọc trong bảng tính Excel.

Và khi bạn nhấn Ctrl + P để in bạn sẽ thấy các đường kẻ và khung trong Excel.

Cách 2. Làm đậm đường lưới

Do đường lưới trong Excel được mặc định bằng màu xám nhạt nên nhiều người khi in sẽ không nhận thấy, hoặc in thành tài liệu bị mờ. Khi đó chúng ta nên đổi sang màu khác đậm hơn.

Cách thực hiện đổi đường lưới trong Excel như sau.

Đầu tiên trên cửa sổ Excel bạn vào Menu File.

Kéo xuống dưới cùng chọn Options.

Trên cửa sổ Options chọn tab Advanced.

Tại mục Display options for this worksheet, bạn hãy chọn trang in cần thay đổi màu sắc > Check chọn Show gridlines > Chọn màu đường lưới tại mục Gridline Color > Nhấn OK để lưu cài đặt.

OKey, sau khi thực hiện xong 2 cách trên chắc chắn khi in các đường viền trong bản sẽ hiển thị theo đúng mong muốn của bạn.

Cách 3. Cập nhật hoặc gỡ bỏ Office

Khi in bị mất khung trong Excel có thể là do xung đột phần mềm hoặc phần mềm Office đã quá lỗi thời, nếu thực hiện 2 cách trên mà khi in vẫn không có khung viền bạn nền cập nhật hoặc gỡ cài đặt ứng dụng Office và thực hiện cài đặt lại.

Chắc chắn khi bạn cài đặt lại Office phiên bản mới hơn nó sẽ giúp bạn loại bỏ hoàn toàn các vấn đề bạn đang gặp phải, bởi vì các phiên bản mới thông thường sẽ được cập nhật, sửa lỗi các phiên trước đây. Bạn có thể tải các phiên bản Office từ chính trang chủ Microsoft để đảm bảo Office là mới nhất.

>>> Tạo dấu tích trong Excel

Kết luận

Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc sửa lỗi khi in bị mất khung trong Excel. Về cơ bản đây không phải là lỗi trong Excel mà đơn giản là chúng ta chưa kích hoạt đường lưới ở chế độ in trong giao diện Print Preview.

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Cách tính tuổi trong Excel

Tuổi của 1 người sẽ được tính kể từ ngày mà họ sinh ra và được khai báo trong giấy khai sinh hoặc sơ yếu lý lịch. Để tính tuổi hiện tại của họ ta chỉ đơn giản lấy thời gian hiện tại trừ cho thời gian mà họ sinh ra là được, tuy nhiên nếu bạn muốn lấy chính xác số ngày, tháng, năm của tuổi thì phải làm sao?

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Sử dụng hàm Year

Đây là một phương pháp tính năm sinh một cách đơn giản và nhanh nhất, tuy nhiên phương pháp này không tính được tuổi chính xác theo ngày, tháng.

Cú pháp hàm Year như sau: =YEAR(serial_number)

Trong đó:

• Serial_number (Bắt buộc): Ngày trong năm mà bạn muốn tìm. Ngày tháng nên được nhập bằng cách sử dụng hàm DATE hoặc nhập như là kết quả của những công thức hay hàm khác.
• Giá trị trả về bởi hàm YEAR sẽ là giá trị dương lịch bất kể định dạng hiển thị cho giá trị ngày tháng đã cung cấp như thế nào.

Ví dụ: Mình có công thức: =YEAR(NOW())-YEAR(B2)

Trong đó:

• YEAR(NOW()): Là năm ở hiện tại.
• YEAR(B2): Là năm ở ô bạn chọn có chứa ngày tháng năm sinh để tính tuổi.

Nhấn Enter để tận hưởng kết quả?

Lưu ý: Nếu bạn không thấy số tuổi tại ô công thức thì bạn hãy kéo xuống phía dưới để tham khảo hướng dẫn.

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Sử dụng hàm YEARFRAC

Với hàm này nó giúp bạn tính chính xác số tuổi của một người nào đó, tuy nhiên hàm này chỉ có trên các phiên bản Excel mới, nếu bạn sử dụng các phiên bản Excel cũ có thể sẽ không có.

Cú pháp hàm như sau: =YEARFRAC(start_date,end_date,[basis])

Trong đó:

• Start_date: Ngày bắt đầu.
• End_date: Ngày kết thúc.
• Basis: Một con số quy định kiểu tính.

Các thông số của Basis gồm:

• Basis =0 – Cơ sở đếm ngày theo US(NASD) 30/360.
• Basis =1 – Cơ sở đếm ngày là số ngày thực tế/ năm thực tế.
• Basis =2 – Cơ sở đếm ngày là số ngày thực tế/ 1 năm 360 ngày.
• Basis =3 – Cơ sở đếm ngày là số ngày thực tế / 1 năm có 365 ngày.
• Basis =4 – Cơ sở đếm ngày theo EUROPEAN 30/360.

Như vậy để bạn tính số tuổi một cách chính xác thì bạn nên dùng Basis = 1 là chính xác nhất.

Ví dụ: Mình có công thức: =YEARFRAC(B2,TODAY(),1)

Giải thích hàm:

• B2: Là ngày bắt đầu tính tuổi (Ngày sinh).
• TODAY(): Là ngày hiện tại (Ngày tính tuổi).
• 1: Giá trị yêu cầu Excel tính theo số ngày thực tế của tháng và số ngày thực tế của năm.

Nhấn Enter bạn sẽ thấy kết quả.

Để hiển thị kết quả cho các ô còn lại bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào góc dưới ô chứa kết quả trên cho xuất hiện dấu cộng > Kéo xuống dưới là xong.

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Sử dụng hàm DATEDIF

Khi sử dụng hàm này bạn sẽ nhận được kết quả một cách chính xác và nhanh chóng tuy nhiên hàm này chỉ có trên các phiên bản Excel mới đồng thời việc sử dụng hàm tương đối phức tạp.

Hàm DATEDIF sẽ giúp chúng ta tính khoảng thời gian giữa 2 thời điểm trong Excel một cách nhanh chóng, hàm DATEDIF có cấu trúc như sau: =DATEDIF(start_date,end_date,unit)

Trong đó:

• Start_date: Là ngày tháng đầu tiên hoặc ngày bắt đầu của một khoảng thời gian đã cho.
• End_date: Là ngày cuối cùng hoặc ngày kết thúc khoảng thời gian.
• Unit: Là giá trị thông tin muốn trả về.

Tham số Unit bao gồm.

Vì ở đây mình tính tuổi là tính theo năm nên mình sẽ sử dụng đơn vị “Y”.

Ví dụ: Mình có công thức =DATEDIF(C3,NOW(),"y") – Lấy năm của hiện tại (NOW()) trừ đi năm sinh ở ô đã chọn (ô B2)

Giải thích hàm:

• B2: Là vị trí ô có chứa ngày tháng năm sinh.
• NOW(): Lấy thời gian ở hiện tại.
• “y”: Chỉ lấy năm trong 2 khoảng thời gian được lấy ra bên trên.

Nhấn Enter bạn sẽ thấy kết quả.

Để hiển thị kết quả cho các ô còn lại bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào góc dưới ô chứa kết quả trên cho xuất hiện dấu cộng > Kéo xuống dưới là xong.

[icon name=”check” prefix=”fas”] Có thể bạn sẽ thích?

• Cộng trừ ngày tháng trong Excel
• 3 mẹo xóa dòng trống trong Excel
• Ghép họ tên trong Excel trong chớp mắt

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Tính tuổi ngày, tháng, năm chính xác

Với cách này bạn có thể tính được tuổi cụ thể theo ngày, tháng và năm một cách chính xác.

Để thực hiện việc tính tuổi theo ngày, tháng, năm chính xác bạn có thể sử dụng hàm DATEDIF.

Để lấy ngày, tháng, năm bạn có thể sử dụng các hàm theo đối số sau:

• Để có số năm: =DATEDIF(B2,TODAY(),”Y”)
• Để có số tháng: =DATEDIF(B2,TODAY(),”YM”)
• Để có số ngày: =DATEDIF(B2,TODAY(),”MD”)

Lúc này bạn sẽ có công thức lấy ngày, tháng, năm như sau: = DATEDIF(B2,TODAY(),"MD")&DATEDIF(B2,TODAY(),"YM")&DATEDIF(B2,TODAY(),"Y")

Tuy nhiên khi thực hiện công thức bên trên bạn sẽ thấy kết quả là những con số dính lại với nhau và chưa có ý nghĩa, vậy nên bạn hãy tiếp tực làm thao tác sau để hiểu được ý nghĩa các con số này nhé!

Công thức mới:

=DATEDIF(B2,TODAY(),"MD")&"Ngày,"&DATEDIF(B2,TODAY(),"YM")&"Tháng,"&DATEDIF(B2,TODAY(),"Y")&"Năm"

Nhấn Enter để hiển thị tuổi chính xác theo ngày tháng năm.

Lưu ý: Nếu kết quả ra sai thì có thể do bạn đang chỉnh định dạng ngày tháng năm trong máy khác với công thức mình đang hướng dẫn.

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Sửa lỗi không hiển thị đúng tuổi

Khi bạn thực hiện tính tuổi mà kết quả không trả về đúng số nguyên mà nó hiển thị theo dạng ngày tháng, hoặc một chuỗi nào đó thì bạn cần định dạng lại ô dữ liệu.

Lý do chính là lúc đầu bạn đã định dạng kết quả ở ô Tuổi ở dạng Date. Để chỉnh về dạng số nguyên bạn cần phải chỉnh định dạng lại thành định dạng Number.

Bạn chỉ cần bôi đen vùng chứa kết quả của cột Tuổi > Nhấn chuột phải > Chọn Format Cells…

Hộp thoại Format Cells xuất hiện > Chọn Number > Ở mục Decimal places bạn nhập số 0 (vì số tuổi là số nguyên) > Nhấn OK.

Cuối cùng, bạn chỉ cần nhập lại công thức ở bước 1 và nhấn Enter là ra kết quả. Để hiển thị kết quả cho các ô còn lại bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào góc dưới ô chứa kết quả trên cho xuất hiện dấu cộng > Kéo xuống dưới là xong.

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Kết luận

Như vậy là mình đã hướng dẫn các bạn một số phương pháp tính tuổi trong Excel một cách đơn giản và nhanh nhất rồi đó, tùy theo trường hợp bạn bạn có thể chọn một trong cách trên để tính số tuổi nhé.

Bạn có phương pháp nào để tính tuổi nhanh hơn hay không hãy để lại bình luận của bạn bên dưới nhé, chúc các bạn vui vẻ.

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Cộng trừ ngày tháng trong Excel

Việc cộng, trừ ngày tháng trong Excel có khá nhiều cách, tùy theo mỗi trường hợp bạn có thể sử dụng một số các phương pháp được trình bày dưới đây để có thể tính thời gian ngày tháng trong Excel.

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Trừ hai ngày trong Excel?

Nếu bạn muốn trừ 2 ngày trong Excel để tìm ra khoảng cách giữa 2 ngày thì bạn có thể sử dụng 3 phương pháp sau đây để thực hiện việc trừ ngày trong Excel.

[icon name=”check” prefix=”fas”] Trừ trực tiếp 2 ngày cho nhau

Phương án này vô cùng đơn giản bạn chỉ cần lấy ngày lớn hơn trừ đi ngày nhỏ hơn là bạn sẽ có được số ngày.

Ví dụ: Bạn lấy ngày 2 trừ ngày 1 (=C3-B3) bạn sẽ có kết quả như hình dưới.

[icon name=”check” prefix=”fas”] Sử dụng hàm Datedif

Hàm Dateif chỉ có ở phiên bản Excel 2019 trở lên, nếu bạn đang sử dụng phiên bản thấp hơn thì không có hàm này đâu nhé.

Cú pháp của hàm DATEDIF như sau: =DATEDIF(start_day,end_day,unit)

Trong đó:

• start_day: là thời gian bắt đầu
• end_day: là thời gian kết thúc
• unit: là nơi sẽ trả ra kết quả, cần phải để trong dấu ngoặc kép. Các danh sách tùy chọn của unit bao gồm y(năm), m(tháng), d(ngày), md(ngày không phụ thuộc vào năm và tháng), ym(tháng không phụ thuộc vào năm và ngày), yd(ngày không phụ thuộc năm).

Như vậy để tính số ngày bạn chỉ cần sử dụng công thức: =DATEDIF(A2;B2;"d") bạn sẽ có kết quả tương tự như dưới.

Chú ý: Hàm DATEDIF chỉ trả về kết quả dương, cho nên nếu bạn dùng ngày nhỏ hơn trừ đi ngày lớn hơn, kết quả trả về sẽ là số âm, do vậy hàm sẽ báo lỗi #NUM!

[icon name=”check” prefix=”fas”] Trừ một ngày từ hiện tại

Nếu bạn muốn lấy khoảng cách đến ngày hiện tại là bao nhiêu thì bạn có thể sử dụng hàm =Today() để thực hiện.

Lưu ý:

• Cú pháp hàm TODAY không có đối số.
• Sau khi nhập công thức trên vào ô bạn sẽ nhận được ngay dữ kiện ngày tháng năm hiện hành, với thời gian được ngầm hiểu là 0 giờ và không chứa bất kỳ tham số nào khác.

Như vậy, để tính khoảng cách từ ngày tại thời điểm hiện tại với một ngày khác, chúng ta sẽ sử dụng công thức sau: =TODAY()-A2.

Lưu ý: Nếu kết quả trả về là một ngày tháng năm thay vì số ngày giữ hai ngày vừa trừ, bạn hãy đổi định dạng ở mục Number từ Date sang General nhé.

[icon name=”check” prefix=”fas”] Có thể bạn sẽ thích?

• Xóa dòng trống trong Excel nhanh nhất
• Ghép họ tên trong Excel trong chớp mắt
• Gộp các File Excel thành một đơn giản nhất

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Cộng, trừ thêm ngày trong Excel

Để cộng hoặc trừ thêm ngày cho một ngày đang có sẵn, bạn có thể cộng trực tiếp số ngày vào ngày đó. Ta có 2 công thức công thức trừ ngày có thể áp dụng:

• Dùng địa chỉ ô của ngày đó trừ hoặc cộng với số ngày: =A2+15
• Sử dụng hàm DATE(year;month;day): =DATE(1997;02;24)+15, sẽ có cùng một kết quả.

Bạn muốn cộng, trừ một số ngày vào ngày hiện tại, chúng ta sẽ áp dụng hàm TODAY().

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Cộng, trừ tuần trong Excel

Trong trường hợp bạn muốn cộng trừ theo số tuần, chúng ta sẽ cộng hoặc trừ ngày đó với số tuần nhân với 7.

Ví dụ: Chúng ta sẽ cộng thêm vào ngày ở ô A2 thêm 3 tuần. Chúng ta sẽ có công thức như sau: =A2+3*7

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Cộng, trừ tháng trong Excel

Để cộng thêm một số tháng bất kỳ vào một ngày với hàm DATE, chúng ta sẽ sử dụng công thức sau: =DATE(year;month+n tháng;day).

Ví dụ: với ô A2, cộng thêm 2 tháng ta có: =DATE(1997;02+2;24), hoặc chúng ta có thể điền địa chỉ ô tham chiếu thay vì nhập nội dung như sau: =DATE(year(A2);month(A2)+2;day(A2)), cả hai công thức này đều sẽ trả về kết quả giống nhau.

hoặc bạn có thể sử dụng hàm EDATE có công thức như sau: =EDATE(start_date;months).

Trong đó:

• start_date là ngày mà bạn muốn cộng thêm tháng.
• months là số tháng mà bạn cần cộng trừ, có thể là một số dương nếu muốn cộng hoặc một số âm nếu bạn muốn trừ.

Bạn sẽ có công thức ví dụ như sau: =EDATE(A2;2)

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Kết luận

Okey, như vậy là mình đã hướng dẫn các bạn các phương pháp khá đơn giản để bạn có thể tính cộng trừ ngày tháng trong Excel một cách đơn giản và hiệu quả.

Bạn đang sử dụng phương pháp nào để cộng trừ ngày tháng trong Excel, nếu có phương pháp nào đơn giản hơn hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn bằng cách để lại bình luận bên dưới nhé. Chúc bạn vui vẻ.

[icon name=”youtube” prefix=”fab”] Xem video ghép họ tên Excel

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Ghép họ tên trong Excel

Hiện nay các phiên bản mới Excel đã cung cấp một số tính năng khá hữu ích giúp bạn thuận tiện hơn trong các thao tác trên bảng tính, một trong các tính năng khá hữu ích đó là có thể giúp người dùng ghép nhanh họ tên một cách hiệu quả và nhanh chóng.

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Ghép họ tên sử dụng phím tắt

Một trong những cách giúp bạn có thể ghép họ tên trong Excel một cách nhanh chóng đó là bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt.

Chỉ với một thao tác đơn giản là bạn có ngay kết quả ghép họ tên mong muốn.

Giả sử mình có bảng dữ liệu bên dưới bây giờ mình muốn gộp cột “Họ” và “Tên“.

Đầu tiên, tại cột Họ và Tên bạn hãy gõ cái tên đầu tiên một cách đầy đủ (ở đây là Nguyễn Hữu Thuần).

Sau khi gõ xong, chọn ô bên dưới cái tên bạn vừa gõ và nhấn tổ hợp phím CTRL + E.

Sau khi nhấn xong bạn sẽ thấy kết quả đã được ghép như mong muốn.

Như vậy bạn đã ghép họ tên thành công.

[icon name=”star” prefix=”fas”] Có thể bạn thích?

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Sử dụng toán tử và (&)

Tương tự bạn có thể sử dụng toán tử (&) để ghép họ tên lại với nhau.

Đầu tiên trên cột Họ và tên bạn gõ công thức Excel và kết hợp toán tử (&) để ghép.

Như bạn thấy ở cột Họ và tên có công thức: =C3&" "&D3 tức là mình muốn ghéo ô dữ liệu C3 với D3 kèm theo là khoảng trắng ở giữa 2 ô này để tạo khoảng cách của dữ liệu vừa ghép.

Thực hiện xong bạn cũng sẽ có kết quả được ghép như đúng yêu cầu.

Sau khi có kết quả xong bạn có thể sao chép và dán vào sang cột mới, tuy nhiên khi dán bạn hãy chọn chế độ Value để không bị lỗi dữ liệu nhé.

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Sử dụng hàm

Tương tự bạn có thể sử dụng hàm để ghép họ tên một cách nhanh chóng.

Sử dụng hàm Concatenate(text1,text2....,textn).

Ở cột Họ và tên bạn chỉ cần gõ =Concatenate(C3," ",D3) là bạn có thể ghép cột họ và tên rồi đấy.

Nhấn Enter và bạn cũng sẽ có kết quả như mong muốn, sau khi có kết quả xong bạn có thể sao chép và dán vào sang cột mới, tuy nhiên khi dán bạn hãy chọn chế độ Value để không bị lỗi dữ liệu nhé.

[icon name=”plus” prefix=”fas”] Kết luận

Như vậy là mình đã hướng dẫn các bạn cách gộp họ và tên trong Excel một cách đơn giản và hiệu quả nhất rồi đấy. Chỉ cần bạn làm theo các phương pháp bên trên là bạn có thể gộp dữ liệu một cách dễ dàng.

Bạn cảm thấy việc ghép dữ liệu trong Excel có đơn giản hay không? bạn có phương pháp nào đơn giản hơn không? hãy để lại bình luận của bạn bên dưới chia sẻ với mọi người nhé, chúc bạn vui vẻ.

Sửa lỗi REF trong Excel

Excel đã quá quen thuộc với những ai đang sử dụng máy tính đặc biệt là đối với dân văn phòng, Excel là ứng dụng không thể thiếu để giúp các bạn có thể tính toán và lập báo cáo một cách nhanh và chuẩn xác nhất.

Lỗi #REF! trong Excel là gì?

#REF! là tên viết tắt của từ Reference, tức là Tham chiếu. Khi bạn thấy thông báo lỗi này tức là dữ liệu của bạn tham chiếu đến một nơi nào đó không hợp lệ (không có dữ liệu, dữ liệu nằm ngoài vùng hoặc dữ liệu không đúng định dạng).

Nguyên nhân chủ yếu gây ra lỗi #REF!

• Tham chiếu tới 1 file đang chưa được mở nên không tham chiếu được.
• Đối tượng cần tham chiếu không có trong vùng tham chiếu.
• Đối tượng cần tham chiếu bị mất bởi việc xóa cột, xóa hàng chứa đối tượng đó, do bị ghi đè bởi việc copy paste, dữ liệu định dạng trong vùng dữ liệu không hợp lệ

Từ những nguyên nhân trên sẽ có các phương pháp khác nhau để bạn có thể sửa lỗi REF một cách hiệu quả nhất.

Một số hàm có thể dễ mắc lỗi #REF! như: AVERAGE, SUM, VLOOKUP, SUMPRODUCT, INDEX, IFERROR,…

Sửa lỗi REF trong một số trường hợp cụ thể.

Lỗi #REF! do dữ liệu tham chiếu bị mất hoặc bị ghi đè

Do cột tham chiếu, ô tham chiếu bị mất dữ liệu hoặc bị ghi đè, chèn dữ liệu khác. Ở đây mình minh họa với cột tham chiếu dữ liệu bị mất.

Giả sử mình có bảng số liệu như hình bên dưới.

Hiện tại bảng số liệu đang chuẩn xác, mình sẽ tiến hành xóa cột “D” (cột điểm lý), thì lúc này cột Tổng điểm sẽ xuất hiện lỗi #REF! như hình bên dưới.

Cách khắc phục: Hãy kiểm tra hàm tính toán bị mất dữ liệu ở ô tham chiếu nào và bổ sung vào là được (hoặc bạn có thể xóa ô tham chiếu dữ liệu dư này đi). Ở đây mình sẽ bổ sung thêm cột dữ liệu điểm Lý nên Excel sẽ trả kết quả chính xác cho bạn như hình bên dưới.

Lỗi #REF! do các ô tham chiếu không có sẵn, vượt quá phạm vi

Khi bạn thao tác nhập công thức bị vượt quá phạm vi dữ liệu khai báo nên Excel sẽ trả về lỗi #REF!.

Giả sử mình có bảng số liệu như hình dưới, mình muốn lấy điểm của học sinh tên “Nam” mình sẽ dùng hàm VLOOKUP để dò dữ liệu điểm của học sinh tên “Nam” tương ứng.

Như bạn thấy hàm VLOOKUP ở hình minh họa mình đã chọn dãy tham chiếu chứa 4 cột (B2:E6), nhưng mình lại nhập lệnh tìm kiếm cho cột thứ 5 như trong hình.

Sau khi khai báo lệnh và nhấn Enter Excel báo lỗi #REF! như hình.

Cách khắc phục: Kiểm tra và chỉnh sửa lại đúng với số lượng dữ liệu cần tìm kiếm trong hàm. Ở đây bạn có thể chỉnh lấy từ cột 1 đến 4 do muốn lấy là cột điểm toán nên mình chỉnh sửa lại thành cột 2 nên Excel cho ra kết quả như hình.

Lỗi #REF! do copy dữ liệu từ file Excel này sang file Excel khác

Thường gặp khi sao chép dữ liệu từ bảng Excel này qua Excel khác mà ô chứa dữ liệu không trùng khớp.

Giả sử mình đang nhập liệu bảng tính ở cột A đến E và tính tổng ở cột F (cột F có công thức tính tổng) như hình dưới.

Sau đó mình sao chép nội dung qua một File Excel khác, tuy nhiên mình lại dán từ cột C đến cột G và lúc này công thức tính tổng sẽ ở cột H, lúc này sẽ xảy ra lỗi #REF!.

Cách khắc phục: Bạn kiểm tra lại vùng dữ liệu sao chép sao cho trùng khớp với file gốc hoặc bạn phải chỉnh lại công thức sao cho khớp với vùng dữ liệu mới là được.

Ở đây mình chỉnh lại ô dữ liệu sao chép nên Excel sẽ hiển thị kết quả như hình minh họa.

Lỗi #REF! do tham chiếu tới 1 file đang đóng

Thường xảy ra khi sử dụng hàm Indirect để tham chiếu tới 1 đối tượng bên ngoài workbook đang làm việc và workbook được tham chiếu đang đóng.

Cách khắc phục: Mở bảng tính được tham chiếu hoặc thay đổi phương pháp tham chiếu.

//Bạn là người mới học Excel, hãy tham khảo 20 mẹo Excel hữu ích sẽ giúp ích cho bạn trong việc sử dụng Excel rất lớn đấy!

Xem video sửa lỗi REF trong Excel đơn giản

Kết luận

Như vậy mình đã hướng dẫn khá chi tiết về lỗi #REF! là gì? những nguyên nhân gây ra lỗi #REF!? các phương pháp sửa lỗi REF trong từng trường hợp cụ thể khá chi tiết rồi đấy? bạn có hay bị lỗi #REF! trong quá trình sử dụng Excel hay không? hãy để lại bình luận của bạn bên dưới nếu có phương pháp khắc phục lỗi #REF! khác? chúc các bạn vui vẻ.

Nếu bạn là một người mới chập chững bắt đầu, có thể bạn không biết nhiều về các tính năng tiên tiến của nó. Bạn có lẽ cũng không biết một số điều cơ bản chỉ vì bạn không thường xuyên sử dụng nó? điều này làm cho bạn khó khăn trong việc sử dụng Excel.

20 mẹo Excel hữu ích người dùng

Để có được một kỹ năng Excel thành thạo đòi hỏi bạn phải thường xuyên tiếp xúc và sử dụng nó, ngoài ra bạn cần nắm được các thủ thuật Excel bởi lẽ nó sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn. Dưới đây là một số mẹo Excel cực kỳ hữu ích, giúp bạn ngày càng trở nên chuyên nghiệp hơn.

Mẹo Excel chọn toàn bộ dữ liệu giữ định dạng

Một cách thông thường để chọn toàn bộ dữ liệu bạn thường sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A, nhưng ít ai biết rằng chỉ với một cú nhấp chuột vào nút góc phía trên bảng tính bạn sẽ chọn được tất cả các dữ liệu trong vài giây và không thay đổi định dạng bảng tính.

Sau đó bạn chỉ cần nhấn Ctrl + C để sao chép và bạn sang một Sheet mới nhấp chuột vào nút góc phía trên bảng tính một lần nữa và nhấn Ctrl + V để dán dữ liệu, điều này sẽ giúp bảng dữ liệu không thay đổi định dạng.

Mẹo Excel chuyển qua lại các bảng tính

Khi phải làm việc trên nhiều bảng tính cùng lúc, bạn có thể chuyển qua lại giữa các bảng bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+Tab.

Nếu muốn chuyển qua lại giữa các bảng tính với các cửa sổ khác cũng đang chạy trên máy tính (trình duyệt, phần mềm kế toán, folder…), bạn nên sử dụng tổ hợp phím Alt+Tab.

Mẹo Excel thêm Shortcut menu mới

Mặc định góc trên bên trái cửa sổ Excel cho bạn 3 Shortcut menu là: Save, Undo Typing và Repeat Typing. Trong trường hợp bạn muốn thêm nhiều hơn Shortcut tại đây.

Có thể thêm Shortcut menu mới như sau: Kích vào Menu File > Options > Quick Access Toolbar. Lúc này, bạn có thể chọn thêm các thao tác từ cột phải Add sang cột trái để thêm trên Shortcut Menu.

Hoặc nếu muốn bỏ chọn các Shortcut, bạn chọn ở cột bên trái rồi bấm Remove.

Mẹo Excel thêm đường chéo trong ô tính

Trong khi tạo bảng tính, đôi lúc bạn muốn tạo một đường chéo trong ô để tùy biến dữ liệu bảng theo yêu cầu.

Lúc này, bạn chỉ cần thực hiện như sau: tại ô cần tạo đường chéo, bấm chuột phải và chọn Format Cell, chuyển sang Tab Border và bấm vào để hiển thị đường chéo như phía dưới. Sau đó nhấn OK.

Mẹo Excel thêm nhiều dòng, cột mới

Một cách bình thường để thêm dòng, cột mới bạn chỉ cần chuột phải vào dòng hoặc cột sau đó chọn Insert, tuy nhiên cách này chỉ chèn 1 dòng hoặc cột mà thôi.

Mẹo excel ở đây là bạn hãy bôi đen số lượng dòng/cột mà bạn muốn thêm, sau đó chuột phải bấm Insert là xong.

Mẹo Excel di chuyển và sao chép toàn bộ dữ liệu trong dòng hoặc cột

Di chuyển dữ liệu: Bấm chọn toàn bộ dòng/cột, sau đó di chuột ra vùng biên đến khi có nút mũi tên trỏ về 4 phía như hình dưới.

Lúc này bạn chỉ cần bấm chuột và kéo dòng/cột đó sang dòng/cột mới mà bạn muốn đặt.

Copy dữ liệu: chỉ cần kết hợp việc kéo, thả dòng/cột với giữ phím Ctrl là OK.

Mẹo Excel thiết lập khoảng giá trị hợp lệ cho ô

Trong khi dùng Excel, có thể có trường bắt buộc phải nhập những con số trong quy định.

Ví dụ: Bạn cần nhập thông tin lớp học từ lớp 1-12 và bạn không muốn người khác nhập 1 con số sai quy định.

Cách thiết lập như sau: Bấm Data > Data Validation. Tại Tab Settings, mục Allow, bạn chọn Whole Number, sau đó nhập vào các giá trị Minimum, Maximum.

Sau đó, bạn có thể qua Tab Input Message, nhập vào dòng thông báo, ví dụ như: nhập dữ liệu lớp học từ 1-12.

Mẹo Excel chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại

Lợi ích của việc biết được cách chuyển hàng thành cột và chuyển cột thành hàng trong Excel:

• Giúp bạn tiết kiệm được cực kỳ nhiều thời gian khi thao tác, nhập liệu trên Excel.
• Giúp bạn chuyển đổi nhanh mà không thay đổi bất kỳ dữ liệu nào.
• Giúp bạn thao tác chuyên nghiệp hơn khi sử dụng Excel.

Để thực hiện bạn chọn dữ liệu cần chuyển hàng thành cột > Nhấp chuột phải vùng dữ liệu > Chọn Copy > Chọn 1 ô bất kỳ > Nhấn chuột phải > Chọn Paste Special > Chọn Transpose > OK để chuyển hàng thành cột trong Excel.

Hoặc bạn cũng có thể thực hiện việc chuyển cột thành hàng bằng phương pháp trên.

Mẹo Excel chỉ copy giá trị

Đôi lúc ta cần copy một vùng dữ liệu (có chứa công thức) sang một nơi khác, thường chúng ta sẽ hay dùng lệnh copy/paste. Tuy nhiên cách này có thể làm thay đổi số liệu vì trong các vùng dữ liệu có chứa công thức.

Để giữ nguyên số liệu (không chứa công thức), ta thực hiện thủ thuật Excel cơ bản sau: chúng ta nhấn Paste Special > Value rồi nhấn OK.

Các bước thực hiện như sau:

• Bạn chọn vùng dữ liệu cần copy nhấn Ctrl + C để copy dữ liệu.
• Nhấn vào ô đầu tiên trong vùng mà bạn muốn dán dữ liệu sau đó nhấn chuột phải > một menu đơn sẽ xuất hiện, bạn chọn Paste Special > Value rồi nhấn OK.

Mẹo Excel điền nhanh dữ liệu giống nhau

Để thực hiện các thủ thuật excel điền nhanh các dữ liệu giống nhau như số thứ tự, chữ cái,… ta thực hiện như sau:

• Đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (có thể là định dạng text, số hoặc công thức)
• Sau đó nhấp đúp chuột vào dấu + ở góc dưới của ô được chọn khi rê chuột vào
• Sau đó kéo giữ chuột trái qua các ô mà bạn muốn điền nhanh dữ liệu. Lập tức kết quả trả về sẽ là một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.

Mẹo Excel chuyển đổi qua lại các tab làm việc trên Excel

Trong các thủ thuật excel cho dân văn phòng, có một thủ thuật rất hay được sử dụng nhằm thuận lợi cho người dùng trong trường hợp phải liên tục đổi giữa các sheet để xem số liệu.

Chỉ cần nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down để chuyển đổi qua lại giữa các sheet một cách chuyên nghiệp mà không cần dùng tới chuột.

Mẹo Excel đổi tên Sheet bằng cách kích đúp

Có nhiều cách để đổi tên Sheet, và hầu hết mọi người phải chuột và chọn Rename, nhưng nhanh nhất bạn chỉ cần đúp chuột vào tên sheet là xong.

Mẹo Excel định hướng cho con trỏ khi nhấn Enter

Trong Excel, khi bạn nhập liệu cho một cell, con trỏ sẽ nằm trong cell đó và bạn nhấn Enter thì nó sẽ di chuyển xuống cell khác. Nhưng có thể bạn muốn nó phải di chuyển qua trái, phải hoặc là đi lên.

Muốn vậy, bạn chọn menu File > Options trong hộp thoại Excel Options chọn tab Advanced, trên tùy chọn Editing Options trong thuộc tính Direction chọn Right, Left, Up hoặc Down.

Mẹo Excel cố định cột hoặc hàng Excel

Nếu có một bảng dài chứa rất nhiều dữ liệu, để có thể tìm đến vùng mình cần có lẽ bạn phải cuộn chuột xuống hoặc lên rất lâu? nhưng khi tìm được dữ liệu lại không biết nó là cái gì? do dòng tiêu đề không thể nhìn thấy.

Điều này rất mất thời gian khi phải kéo lên kéo xuống liên tục chỉ để xem tiêu đề của dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn có thể đóng băng các hàng và cột thì những tiêu đề vẫn sẽ được giữ nguyên khi di chuyển chuột trong bảng tính.

Để thực hiện việc cố định cột hoặc hàng Excel bạn có thể thực hiện Vào tab View > Freeze Panes trên dải Ribbon. Trong menu thả xuống của Freeze Panes bạn chọn các tính năng như sau:

• Chọn Freezze Panes (đóng băng cả hàng trên cùng và cột đầu tiên)
• Freeze Top Row (đóng băng hàng trên cùng của bảng tính)
• Freeze First Column (đóng băng cột đầu tiên của bảng tính).

Bây giờ, khi cuộn chuột xuống dưới, lên trên, sang phải, sang trái, bạn sẽ thấy cột và hàng đã đóng băng không bị di chuyển và luôn ở trong tầm mắt. Để hủy bỏ đóng băng những hàng, cột này, chỉ cần chọn lệnh Freeze Panes lần nữa và nhấp vào Unfreeze Panes.

Lưu ý: Với những phiên bản Excel cũ hơn, quá trình trên có thể khác biệt đôi chút. Chọn ô chung cho cả hàng và cột muốn đóng băng, sau đó nhấp vào Freeze Panes.

Mẹo Excel sử dụng máy tính trong Excel

Bên cạnh việc hỗ trợ add-in máy tính từ bên ngoài, Excel cũng tích hợp sẵn tính năng máy tính, do đó nếu không muốn cài thêm add-in, bạn có thể tận dụng lợi thế của máy tính có sẵn này.

Điều này sẽ tiện lợi trong trường hợp muốn tính toán nhanh chóng phép tính không được xây dựng trong bảng tính.

Excel cho phép thêm máy tính vào cả dải Ribbon và thanh công cụ Quick Access.

Để thêm máy tính vào 2 vị trí này, bắt đầu bằng cách chọn File > Options. Sau đó, chọn Customize Ribbon (thêm máy tính vào dải Ribbon) hoặc Quick Access Toolbar (thêm vào Quick Access), tùy thuộc vào vị trí bạn muốn.

Trong Choose commands from chọn All Commands > Calculator và nhấn Add > để thêm máy tính vào thanh công cụ Quick Access. Nếu thêm vào Ribbon thì cần tạo một nhóm tùy chỉnh rồi thêm máy tính vào đó.

Mẹo Excel xóa ô dữ liệu trống Excel

Vì nhiều lý do mà một số ô trong bảng tính sẽ bị bỏ trống. Nếu bạn cần xóa những ô này để duy trì độ chính xác của các dữ liệu khác, đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình thì cách nhanh nhất là lọc ra các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột.

Để làm được như vậy, bạn chọn cột muốn lọc và vào Data > Filter. Lúc này trên cột có một biểu tượng hình mũi tên sổ xuống, bạn hãy bấm vào biểu tượng này, hãy bỏ chọn Select và tích chọn Blank, sau đó bấm OK. Lúc này các ô trống sẽ hiển thị, việc cần làm là bạn cần xóa những ô này.

Tìm kiếm tương đối Excel

Thông thường, bạn tìm kiếm trên Excel bằng lệnh chọn vùng tìm kiếm, sau đó bấm tổ hợp phím Ctrl +F. Tuy nhiên, đôi khi dữ liệu trong bảng tính quá nhiều, dẫn đến bạn không thể nhớ một cách chính xác về từ/cụm từ mình định tìm.

Lúc này, hãy sử dụng dấu “?” để thay thế cho 1 ký tự mà bạn không nhớ được, hay dấu “*” cho một từ hoặc cụm từ mà bạn không nhớ.

Ví dụ: Bạn cần tìm huuthuan tin học, nhưng không thể nhớ chữ “u”, hãy tìm bằng lệnh: h??th?an tin hoc. Hoặc bạn không nhớ chữ “tin”, hãy tìm bằng lệnh: huuthuan * học.

Mẹo Excel nhập số “0” trong Excel

Khi nhập vào một giá trị bắt đầu với số 0, Excel sẽ tự động xóa giá trị 0.

Thay vì phải định dạng trong Format Cells, vấn đề có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách thêm một dấu nháy đơn trước chuỗi kí tự cần nhập.

Ví dụ: Bạn muốn nhập số điện thoại 0377xxxx thì có thể nhập như sau: '0377xxxx.

Mẹo Excel sử dụng Auto Correct nhập dữ liệu nhanh hơn

Đây thực chất là việc giúp bạn cài đặt gõ tắt, rất phù hợp với dân văn phòng. Chẳng hạn việc nhập một cái tên, một trạng thái rất mất thời gian, lúc này, bạn nên “định nghĩa” lại chúng bằng tổ hợp phím tắt.

Cách làm bấm vào File > Options > Proofing > AutoCorrect Options. Cửa sổc Auto Corret hiện ra, bạn nhập từ viết tắt vào ô Replace, từ chính xác vào ô With. Sau đó bấm OK.

Mẹo Excel xem nhanh các thống kê số liệu

Nếu bạn muốn biết vùng chọn có các số liệu như thế nào, có thể trỏ chuột xuống góc dưới bên phải (như hình dưới).

Bạn có thể bấm chuột phải và chọn các con số thống kê như: giá trị trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất… các giá trị sẽ hiện ngay bên dưới thanh trạng thái.

//Bạn muốn tìm kiếm dữ liệu trùng trong Excel chuẩn xác nhất hãy tham khảo 6 mẹo lọc dữ liệu trùng Excel chuẩn xác nhất.

Kết luận

Như vậy mình đã hướng dẫn các bạn 20 mẹo Excel hữu ích cần phải biết rồi đấy?

Nắm rõ các thủ thuật excel sẽ giúp ích rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian làm việc, báo cáo,…. Để có thể sử dụng thành thạo các thủ thuật excel, bạn cần thực hành nhiều lần để ghi nhớ. Một số mẹo hay bạn cần nắm gồm:

• Chọn toàn bộ dữ liệu giữ định dạng
• Chuyển qua lại các bảng tính
• Cố định cột hoặc hàng Excel
• Ðịnh hướng cho con trỏ khi nhấn Enter
• Nhập số “0” trong Excel
• Sử dụng Auto Correct nhập dữ liệu nhanh hơn
• Xem nhanh các thống kê số liệu….

Quá đơn giản để bạn có thể nắm được các mẹo hay trong Excel phải không? Chúc các bạn vui vẻ !

Bạn có biết rằng những danh sách trong Excel sau khi được copy nhiều lần sẽ rất dễ xảy ra hiện tượng trùng lặp dữ liệu? vậy tìm dữ liệu trùng lặp trong excel bằng cách nào? Làm sao để kiểm tra trùng lặp trong excel một cách chính xác nhất?

Lọc dữ liệu trùng Excel chuẩn xác nhất

Việc tìm dữ liệu trùng trong Excel rất quan trọng, nó giúp dữ liệu của bạn trở nên “Sạch” hơn, chỉ cần một vài số liệu dư thừa sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ kết quả tính toán. Hiểu được tầm quan trọng của vấn đề này, mình sẽ hướng dẫn các bạn một số mẹo lọc dữ liệu trùng Excel chuẩn xác nhất.

Để tránh mắc lỗi trùng lặp trong việc nhập dữ liệu lớn công cụ lọc dữ liệu trùng excel đã xuất hiện rất sớm trên các phiên bản Excel.Với các phương pháp dưới đây các bạn có thể áp dụng cho Microsoft Excel phiên bản 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel cho Office 365.

Sử dụng Conditional Formatting để lọc dữ liệu trùng Excel

Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) là một công cụ mạnh mẽ và có thể thay đổi “diện mạo” của một ô dựa trên giá trị của nó, giúp người xem xác định dữ liệu quan trọng nhanh chóng. Bạn có thể thêm màu sắc, icon, thanh dữ liệu và thang màu vào ô bằng cách tạo quy tắc định dạng có điều kiện.

Với phương pháp này chỉ giúp bạn tìm kiếm những dữ liệu bị trùng bằng cách làm cho dữ liệu bị trùng được làm nổi bật hơn, từ đó người dùng có thể kiểm tra dữ liệu bị trùng.

Đầu tiên bạn hãy tô đen những dữ liệu cần kiểm tra dữ liệu trùng lặp trong Excel. Trên thanh công cụ của Excel, bạn điều hướng theo thứ tự Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Value.

Lúc này hộp thoại Duplicate Value của Excel hiện ra. Có những lựa chọn cơ bản cho phép bạn đánh dấu dữ liệu trùng lặp theo màu sắc như bên dưới.

Bạn hãy lựa chọn kiểu đánh dấu, tô màu dữ liệu trùng trong Excel mà bạn thích tương ứng như sau:

• Light red fill with dark red text: sử dụng nền đỏ, chữ màu đỏ đậm.
• Yellow fill with dark yellow text: nền màu vàng, chữ màu vàng đậm.
• Green fill with dark green text: nền màu xanh, chữ hiển thị màu xanh đen.
• Light red fill: tô nền màu đỏ, màu chữ không đổi.
• Red text: chỉ tô màu đỏ cho chữ, màu nền không ảnh hưởng
• Red border: tự động tô khung viền màu đỏ cho các giá trị bị trùng nhau.
• Custom format: bạn có thể tùy chỉnh màu sắc chữ, màu nền theo sở thích của cá nhân mình.

Ví dụ, ở đây tôi chọn Light red fill: tô nền màu đỏ, màu chữ không đổi.

Lúc này bạn sẽ thấy những dữ liệu bị trùng sẽ được tô nền màu đỏ, màu chữ không đổi.

Ngoài ra, bạn có thể lọc dữ liệu bằng cách lọc ra những giá trị duy nhất trong bảng tính bằng cách trên hộp thoại Duplicate Value của Excel hiện ra > chọn Unique để lọc ra những giá trị dữ liệu duy nhất.

Sử dụng Remove Duplicate để lọc dữ liệu trùng Excel

Tính năng Remove Duplicates sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm và loại bỏ những bản ghi trùng lặp trong bảng tính và chỉ giữ lại 01 bản ghi duy nhất.

Trong bảng tính dưới đây, bạn có thể thấy có một vài dòng dữ liệu bị trùng. Chúng ta cần phải loại bỏ các dữ liệu trùng lặp để cho danh sách “sạch” hơn.

Đầu tiên, bạn hãy tô đen toàn bộ khu vực dữ liệu mà bạn muốn tìm dữ liệu trùng nhau trong Excel. Tìm đến thẻ DATA trên thanh công cụ, lựa chọn tính năng Remove Duplicates.

Bảng lọc dữ liệu Remove Duplicates xuất hiện, bạn lựa chọn cột muốn lọc dữ liệu bằng cách tích vào trường dữ liệu cần lọc.

Trường hợp bạn muốn lọc dữ liệu nhiều hay tất cả cột thì hãy chọn Select All cho nhanh nhé. Sau khi lựa chọn các cột dữ liệu cần lọc xong thì hãy nhấn OK. Hệ thống sẽ tự động xóa các dữ liệu trùng và để lại bảng dữ liệu đã được chuẩn hóa.

Sử dụng Advanced Filter để lọc dữ liệu trùng Excel

Chức năng Advanced Filter là một trong những chức năng giúp các bạn lọc dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Điều kiện để sử dụng chức năng Advanced Filter:

• Tiêu đề bảng dữ liệu chỉ được sử dụng một dòng duy nhất.
• Trong bảng, không được merge bất kì một ô nào.

Đầu tiên, chọn tiêu đề cột cần làm điều kiện lọc, sau đó copy, nhấn tổ hợp phím Ctrl + C rồi sau đó dán, Ctrl+V vào ô điều kiện có màu vàng ở trên.

Ví dụ, Ở đây mình muốn lọc dữ liệu trùng ở hai điều kiện là sinh năm 1992 và giới tính là Nam.

Tiếp tục vào Data > chọn Advanced > Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện.

Trong đó cần quan tâm đến:

• Phần Action (xem tùy chọn bên dưới).
• List range: Vùng chứa dữ liệu.
• Criteria range: Vùng chứa điều kiện.

Để lọc dữ liệu bạn có 2 hành động (Action) lọc.

Chọn Filter the list, in place tại mục Action, lọc dữ liệu ngay trên bảng. Nhấp OK bạn sẽ có được bảng dữ liệu được lọc.

Chọn Copy to another location tại mục Action khi muốn lọc dữ liệu sang một vị trí khác ngoài bảng dữ liệu đã cho. Phần Copy to là nơi mà bạn muốn đưa dữ liệu mới đến. Nhấp OK ta được kết quả.

Sử dụng Pivot Table để lọc dữ liệu trùng Excel

Pivot Table là một trong những tính năng hữu dụng và là công cụ thống kê dữ liệu mạnh mẽ nhất trong Excel, dùng để tổng hợp, trích lọc, phân tích dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng khi cần.

Với phương pháp này bạn không cần phải xóa các giá trị trùng lặp ra khỏi dữ liệu của mình, phương pháp này sẽ giúp bạn hiển thị những giá trị duy nhất từ bảng dữ liệu.

Tạo Pivot Table từ dữ liệu của bạn bằng cách chọn một ô bất kỳ bên trong dữ liệu của bạn hoặc toàn bộ phạm vi dữ liệu và chuyển đến tab Insert > chọn Pivot Table > nhấn OK trong hộp thoại Create PivotTable. Với bảng Pivot Table mới, bạn hãy đánh dấu vào các dữ liệu để thêm đầy đủ các trường dữ liệu vào khu vực Row của bảng.

Tiếp theo, bạn sẽ cần phải thay đổi cách sắp xếp kết quả để Pivot Table có dạng bảng bằng cách chuyển đến tab Design và lựa chọn Report Layout. Sau đó bạn hãy chọn lần lượt 2 lựa chọn sau.

• Lựa chọn tùy chọn Show in Tabular Form.
• Lựa chọn tùy chọn Repeat All Item Labels.

Ngoài ra, bạn cần cần phải xóa bỏ các subtotals khỏi Pivot Table bằng cách di chuyển đến tab Design > lựa chọn Subtotals > chọn Do Not Show Subtotals.

Bây giờ bạn đã có một Pivot Table giống với một tập hợp dữ liệu dạng bảng thông thường. Pivot Table chỉ liệt kê các giá trị duy nhất cho các mục trong khu vực Row. Và do đó, nó sẽ tự động xóa mọi giá trị trùng lặp trong dữ liệu của bạn

Sử dụng Power Query để lọc dữ liệu trùng Excel

Power Query là một công nghệ kết nối dữ liệu để cho phép bạn khám phá, kết nối, kết hợp và tinh chỉnh nguồn dữ liệu để đáp ứng nhu cầu phân tích của bạn. Các tính năng trong Power query có sẵn trong Excel.

Với Power Query bạn có thể tìm kiếm nguồn dữ liệu, tạo kết nối, định hình dữ liệu đó (chẳng hạn như loại bỏ cột, thay đổi kiểu dữ liệu hoặc sáp nhập bảng) theo cách thức đáp ứng nhu cầu của bạn. Sau khi bạn đã định hình dữ liệu, bạn có thể chia sẻ kết quả của mình hoặc dùng truy vấn để tạo báo cáo.

Để tiến hành thực hiện các thao tác lọc dữ liệu trong cửa sổ Power Query Editor thì trước hết ta cần đưa dữ liệu từ Excel vào trong Power Query Editor.

Tại Tab Data bạn tìm tới From Table/Range để tiến hành nhập dữ liệu từ 1 Table hoặc 1 vùng (range) vào Power Query Editor để xử lý.

Ví dụ, cho bài viết hướng dẫn loại bỏ giá trị trùng lặp (danh sách hàng hoá với các loại hoa quả), ta sẽ loại bỏ những loại hoa quả trùng lặp này như sau.

Sau khi đã đưa dữ liệu vào Power Query Editor, dữ liệu của bạn sẽ hiển thị trong cửa sổ Power Query Editor. Bạn chọn cột dữ liệu mà bạn muốn loại bỏ giá trị trùng lặp, tại Tab Home bạn tìm tới nhóm Reduce Rows, tại đây, bạn chọn Remove Rows. Bạn chọn Remove Duplicates để thực hiện xoá các giá trị trùng lặp.

Tại Applied Steps bạn sẽ thấy 1 bước được Power Query Editor ghi lại cho thao tác xoá trùng bạn vừa thực hiện trở trên. Bây giờ bạn chỉ cần xuất kết quả đó vào Excel là được.

Chỉ đơn giản như vậy thôi là bạn đã hoàn thành xong việc loại bỏ giá trị trùng lặp với Power Query. Giờ đây, mỗi lần bạn thực hiện thêm dữ liệu vào Data gốc ban đầu, bạn chỉ cần Refresh lại bảng kết quả này thì ngay lập tức Power Query sẽ thực hiện loại bỏ giá trị trùng lặp và trả về kết quả một cách chính xác cho bạn.

Sử dụng công thức để lọc dữ liệu trùng Excel

Bạn có thể sử dụng công thức để tìm các giá trị trùng lặp trong bảng dữ liệu của mình một cách đơn giản.

Giả sử mình có bảng dữ liệu với các trường bên dưới.

Lúc này bạn hãy thêm một cột dữ liệu để làm cột định nghĩa dữ liệu trùng. Ở cột này bạn hãy dùng công thức nối tất cả các cột dữ liệu thành một cột duy nhất (sử dụng toán tử & để nối dữ liệu).

Ở bảng dữ liệu trên bạn sẽ có 3 cột gồm: Make, Model, Year và cột Combined (cột này được thêm vào). Lúc này công thức nối 3 cột dữ liệu sẽ là.

Tại cột Combined bạn sử dụng công thức: = [@Make] & [@Model] & [@Year]

Ngoài ra, nếu bạn có một danh sách dài các cột để kết hợp, bạn có thể sử dụng công thức này: = TEXTJOIN("", FALSE , CarList[@[Make]:[Year]]) để thay thế. Bằng cách này, bạn có thể tham chiếu tất cả các cột dưới dạng một phạm vi duy nhất.

Sau đó, bạn cần thêm một cột khác để đếm các giá trị trùng lặp. Điều này được sử dụng để lọc ra các hàng dữ liệu xuất hiện nhiều lần.

Tại cột mới (Count) sử dụng công thức: = COUNTIFS($E$3:E3, E3)

Sao chép công thức từ trên xuống các cột và nó sẽ đếm số lần giá trị hiện tại xuất hiện trong danh sách.

Nếu số đếm là 1 thì đây là lần đầu tiên giá trị xuất hiện trong bảng dữ liệu Excel và bạn có thể giữ lại giá trị này. Nếu số lượng là 2 trở lên thì giá trị đã xuất hiện trong bảng dữ liệu và đó là giá trị trùng lặp có thể bị xóa.

Thêm bộ lọc vào danh sách dữ liệu cần xóa bằng cách: Chuyển đến thẻ Data và bấm nút Filter (hoặc cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + L). Bây giờ bạn có thể lọc trên cột Count với giá trị được chọn là 1. Kết quả bảng dữ liệu sẽ hiển thị tất cả các giá trị duy nhất và loại bỏ mọi trùng lặp.

//Bạn soạn thảo văn bản mà không kiểm soát được lỗi chính tả? vậy phải làm sao để kiểm soát được lỗi một cách hiệu quả nhất, hãy tham khảo cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word chuẩn 100%.

Kết luận

Như vậy mình đã hướng dẫn các bạn 6 mẹo lọc dữ liệu trùng Excel chuẩn xác nhất rồi đấy.

Với các mẹo này sẽ giúp bạn dễ dàng lọc dữ liệu trùng Excel với các phương pháp từ đơn giản đến phức tạp gồm:

• Sử dụng Conditional Formatting để lọc dữ liệu trùng Excel
• Sử dụng Remove Duplicate để lọc dữ liệu trùng Excel
• Sử dụng Advanced Filter để lọc dữ liệu trùng Excel
• Sử dụng Pivot Table để lọc dữ liệu trùng Excel
• Sử dụng Power Query để lọc dữ liệu trùng Excel
• Sử dụng công thức để lọc dữ liệu trùng Excel

Quá đơn giản để bạn có thể lọc dữ liệu trùng Excel chuẩn xác rồi đấy, nếu bạn có phương pháp nào khác hãy chia sẻ bằng cách để lại bình luận bên dưới. Chúc các bạn vui vẻ !

Để in ra trang tính vừa ý bạn cần phải canh chỉnh lề sao cho nội dung nằm trên một trang giấy khi đó bạn in ra sẽ đảm bảo trang in đẹp và đỡ tốn giấy nhất?

Căn chỉnh trang in vừa khổ giấy trong Excel

Đây là công việc không quá khó khăn tuy nhiên cũng cần có sự kiên nhẫn và thời gian của bạn. Cách căn nhanh trang in excel luôn vừa khít trang giấy không phải là bạn nhồi nhét hết tất cả vào bảng excel mà bạn phải canh chỉnh làm sao cho dữ liệu trên một trang giấy là phù hợp nhất.

Ngoài ra nó còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau chẳng hạn như dữ liệu Excel của bạn quá nhiều, hoặc dữ liệu không đồng nhất. Tuy nhiên, bạn có thể thử một trong những cách dưới đây, biết đâu sẽ giúp ích trong việc cách để căn nhanh trang in Excel luôn vừa khít trang giấy thì sao?

Căn chỉnh trang In theo cách thông thường

Phương pháp này vô cùng đơn giản chỉ cần nhấn Ctrl + P (nút lệnh in) sau đó quay trở lại bảng excel, bạn sẽ nhìn thấy những đường nét đứt và đó chính là trang in của bạn. Sau đó bạn chỉ cần kéo các ô dữ liệu của mình vào trong đường nét đứt đó là được.

Ngoài ra, khi bạn nhấn phím Ctrl + P giao diện in hiện lên bạn có thể nhìn qua khung Preview sau đó bạn nhìn vào phía góc dưới kích vào biểu tượng Show Margins, lúc này bạn sẽ thấy các đường kẻ, lúc này bạn hãy di chuyển các đường kẻ và canh chỉnh trang Excel cho phù hợp.

In ngang thay vì in dọc

Nếu như bảng dữ liệu Excel của bạn lớn hơn trang in thì bạn có thể chuyển chế độ in ngang thay vì in dọc, lúc này trang in của bạn sẽ phù hợp với trang giấy. Với cách làm này sẽ giúp bạn có thêm 1 khoảng trống giúp bảng excel của bạn có thể vừa khít với trang giấy.

Trên giao diện Excel chọn Tab Page Layout > kích chọn Orientation > chọn Landscap để chuyển sang trang in ngang.

Sử dụng Breaks để ngắt trang

Trường hợp dữ liệu Excel của bạn quá dài thì bạn có thể sử dụng tính năng Breaks của Excel sẽ để ngắt dữ liệu của bạn ra 2 hay nhiều phần.

Để sử dụng tính năng Page Breaks bạn làm như sau: Đặt con trỏ chuột vào vị trí cần ngắt sau đó vào Tab Page Layout > kích chọn Breaks > chọn Inserts Page Breaks.

Chọn khu vực in Excel

Nếu dữ liệu Excel của quá nhiều và bạn chỉ cần in một vùng dữ liệu nào đó thì bạn có thể sử dụng phương pháp này.

Để thực hiện đầu tiên hãy chọn khu vực muốn in trong Excel sau đó chọn Tab Page Layout > kích chọn Print Area > chọn Set Print Area. Sau đó bạn thực hiện việc in ấn bình thường, tuy nhiên bạn cần canh chỉ trang cho phù hợp theo phương pháp căn chỉnh trang In theo cách thông thường bên trên.

Xóa hoặc ẩn cột thừa

Nếu như trong bảng Excel của bạn có những cột thừa, không cần thiết hoặc một số cột của bạn chỉ để sử dụng tính toán trong bảng excel mà không muốn in ra thì có thể xóa hoặc ẩn cột đó đi, khi đó trang in sẽ vừa khít với trang giấy.

Để ẩn hoặc xóa một cột nào đó bạn có thể chọn cột cần ẩn/xóa, chuột phải chọn Delete/ Hiden.

Căn chỉnh lại khổ giấy in

Mặc định trong excel khi bạn in khổ giấy của bạn sẽ có khoảng trắng nhất định, bạn có thể tận dụng điều đó để căn chỉnh khổ giấy của mình phù hợp với trang in.

Để căn chỉnh bạn chọn Tab Page Layout > Kích chọn Margins > Custom margins một cửa sổ hiện ra bạn có thể căn chỉnh lề left (trái), right (phải), top (trên), bottom (dưới).

Tùy chỉnh trang in vừa khổ giấy chính xác

Sau khi trình bày các quy tắt tùy chỉnh trang in Excel bên trên, nếu bạn sau khi áp dụng mà không vừa ý bạn có thể áp dụng từng bước trong phương pháp này?

Trước khi áp dụng phương pháp này bạn hãy bật đường giới hạn trang In bằng cách chọn Tab View > tại mục Wordkbook Views > Chọn Page Break Preview hoặc Page Layout.

Nếu chọn Page Break Preview, giao diện của Excel sẽ chuyển thành như hình bên dưới. Các đường kẻ xanh chính là các đường giới hạn của một trang. Các chữ nổi mờ đếm số trang Page 1, Page 2, Page 3… chính là thứ tự khi in của các trang.

Sau khi chọn xong kích chọn thẻ Page Layout > bấm vào ô vuông ở góc dưới bên phải của mục Page Setup. Cửa sổ Page Setup hiện ra, tại thẻ Page chọn mục Paper size là A4.

Chọn chiều ngang hoặc dọc của trang in ở mục Orientation (Portait là dọc, Landscape là ngang).

Thiết lập để luôn luôn in vừa trang giấy tại mục Scaling. Trong mục này có 2 lựa chọn:

• Adjust to: Co dãn theo tỷ lệ %.
• Fit to: Tự động ép cho vừa đủ vào số trang mà bạn chọn.

Tiếp theo đến phần căn lề Chúng ta chuyển sang thẻ Margins. Tại đây ta thực hiện căn chỉnh lại lề trên, dưới, trái, phải của trang in. Sau khi căn chỉnh xong, các bạn chọn thẻ File > Print hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P để xem thử kết quả. Nếu vẫn chưa vừa ý thì ta tiếp tục căn chỉnh cho phù hợp.

//Bạn đang có dữ liệu Excel với rất nhiều hàng trống, bạn muốn xóa hoặc ẩn những hàng trống “vô dụng” này? hãy tham khảo bài viết mẹo xóa hoặc ẩn hàng trống trong Excel đơn giản.

Kết luận

Như vậy mình đã hướng dẫn các bạn một số mẹo giúp bạn căn chỉnh trang in vừa khổ giấy trong Excel khá đơn giản phải không?

Các mẹo này được hướng dẫn chi tiết theo từng phương pháp, tùy theo dữ liệu bạn có thể áp dụng phương pháp thích hợp nhất, các phương pháp căn chỉnh trang in vừa khổ giấy trong Excel bao gồm:

• Căn chỉnh trang In theo cách thông thường
• In ngang thay vì in dọc
• Sử dụng Breaks để ngắt trang
• Chọn khu vực in Excel
• Căn chỉnh lại khổ giấy in…

Hy vọng với những mẹo trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc tùy chỉnh trang In trong Excel. Chúc các bạn vui vẻ !

Theo cách thông thường để xóa các hàng trống trong Excel bạn chỉ cần chọn hàng trống cần xóa chuột phải chọn Delete là được, tuy nhiên cách này chỉ áp dụng trong trường hợp có ít hàng trống mà thôi.

Xóa hoặc ẩn hàng trống trong Excel

Đây là một tính năng rất hữu ích, nhất là với những ai thường xuyên sử dụng Excel, hay sưu tầm các file Excel mẫu được chia sẻ trên Internet. Với các phương pháp được trình bày dưới đây sẽ giúp bạn xóa hoặc ẩn hàng trống trong Excel một cách hoàn hảo nhất.

Dùng “Go to Special” để xóa hàng trống trong Excel

Đây cũng là một phương pháp khá hay tuy nhiên nó chưa “hoàn thiện” để sử dụng? nếu dữ liệu Excel của bạn có một ô trống thì toàn bộ hàng vẫn bị xóa bỏ.

Vì vậy nếu dùng cách này phải đảm bảo dữ liệu đồng nhất, tức là trên các hàng Excel dữ liệu phải có tương ứng.

Bạn có thể thực hiện việc xóa hàng trống trong Excel như sau.

Đầu tiên hãy chọn toàn bộ dữ liệu hoặc phần dữ liệu cụ thể mà bạn muốn xóa các hàng trống. Sau đó trên Tab Home > kích chọn vào Find & Select, sau đó trong trình đơn sổ xuống bạn kích chọn “Go to Special“.

Trong hộp thoại “Go to Special” chọn Blanks và kích chọn OK. Nhấp chuột phải vào bất kỳ hàng trống được đánh dấu và nhấp vào tùy chọn Delete. Trên menu Delete xuất hiện, kích chọn tùy chọn Entire Row và nhấp OK.

Thao tác này sẽ xóa tất cả các hàng trống khỏi dữ liệu.

Tuy nhiên, bạn có thể xem một ví dụ nhỏ dưới đây để biết được “yếu điểm” của phương pháp này?

Giả sử mình có bảng danh sách khách hàng, gồm 6 hàng. Ở đây mình muốn xóa hàng 3 và 5 vì chúng rỗng. Tuy nhiên nếu bạn áp dụng phương pháp trên thì bạn sẽ nhận được kết quả như hình dưới.

Như bạn thấy, hàng số 4 (Roger) đã bị xóa vì ô D4 trong cột bị rỗng.

Dùng tính năng lọc để xóa hàng trống trong Excel

Phương pháp này có hiệu quả nếu có một cột trong bảng của bạn là cột chính, chẳng hạn như dựa vào cột số thứ tự, cột ID khách hàng.

Việc giữ thứ tự cho các hàng rất quan trọng, vậy chúng ta không nên sắp xếp các hàng trống xuống dưới cùng bảng dữ liệu thông qua cột đó.

Đầu tiên hãy chọn toàn bộ bảng dữ liệu (nhấn Ctrl + Home, hoặc Ctrl + Shift +End). Chọn toàn bộ bảng dữ liệu (nhấn Ctrl + Home, hoặc Ctrl + Shift + End). Áp dụng nút lọc vào cột ‘Cust#‘: nhấp vào mũi tên trong tiêu đề cột, bỏ chọn Select All, lăn thanh cuốn xuống cuối danh sách và đánh dấu chọn Blanks. Nhấn OK.

Chọn tất cả các hàng được lọc: nhấn “Ctrl + Home“, nhấn phím mũi tên â để di chuyển đến hàng đầu tiên, sau đó nhấn “Ctrl + Shift + End“. Nhấp phải vào bất kỳ ô được chọn nào và chọn Delete row từ danh sách tùy chọn, hoặc chỉ nhấn “Ctrl + –“.

Nhấn vào nút OK trong hộp thoại “Delete entire sheet row?”. Bỏ nút lọc: di chuyển đến thẻ Data và nhấn nút Clear. Tất cả các hàng trống đều được loại bỏ nhưng dòng 3 (Roger) vẫn được giữ nguyên.

Dùng công thức để xóa hàng trống trong Excel

Phương pháp vô cùng hiệu quả khi bảng dữ liệu có nhiều ô trống rải rác ở nhiều cột khác nhau, nhưng bạn chỉ muốn xóa những hàng không có ô chứa dữ liệu.

Trong trường hợp này, bạn không có cột chính để cân nhắc xem hàng đó có trống hay không?

Cho nên đầu tiên bạn hãy chèn thêm cột phụ. Hãy thêm vào cuối bảng dữ liệu một cột sau đó sử dụng công thức =COUNTBLANK(range) để kiếm tra hàng trống.

Giả sử bạn có bảng dữ liệu dưới đây.

Sau đó bạn hãy sử dụng công thức trên để đếm số ô trống trong vùng dữ liệu cụ thể, A2 và C2 lần lượt là ô đầu và ô cuối của hàng hiện tại: =COUNTBLANK(A2:C2)

Sau đó sao chép công thức sang toàn bộ cột.

Bây giờ bạn đã có cột dữ liệu cần thiết hãy sử dụng chế độ lọc để gắn nút lọc vào cột ‘Blanks’ (như hình trên). Ở đây bạn cần quan tâm ô có giá trị lớn nhấn (3).

Chọn tất cả các hàng đã lọc và xóa. Như vậy, hàng 5 bị xóa còn tất cả những hàng còn lại (chứa và không chứa ô trống) đều được giữ nguyên.

Hoặc bạn có thể gắn nút lọc mới vào cột này để hiển thị những hàng chứa một hoặc nhiều hơn một ô trống. Để thực hiện điều này, bỏ chọn “0” và nhấn OK.

Sử dụng công cụ để xóa hàng trống trong Excel

Cách đơn giản và nhanh nhất để loại bỏ dòng trống là sử dụng tiện ích bổ sung cho Excel.

Với tiện ích Quick Tools for Excel sẽ giúp bạn di chuyển các cột bằng cách kéo-thả-thả; xóa tất cả các ô trống, hàng và cột; lọc theo giá trị đã chọn, tính tỷ lệ phần trăm, áp dụng bất kỳ phép toán cơ bản nào; sao chép các địa chỉ của các ô vào khay nhớ tạm thời, đồng bộ hóa các lựa chọn trên các trang tính khác nhau và nhiều hơn nữa.

Đầu tiên hãy download và cài đặt công cụ Quick Tools for Excel. Nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng của bạn. Đi đến tab “Ablebits.com Quick tools” và nhấp vào nút “Empty rows“. Nhấp vào OK để xác nhận rằng bạn muốn loại bỏ các hàng trống.

Chỉ cần 3 lần nhấp chuột và bạn đã có một bảng sạch, tất cả các hàng rỗng đã được xóa và thứ tự hàng không bị thay đổi!

Ẩn hàng trống Excel

Phương pháp này cho phép bạn loại bỏ các hàng trống trong dữ liệu mà không xóa chúng.

Chọn các cột dữ liệu có chứa hàng trống. Sau đó trên tab Home > nhấp vào tùy chọn Sort & Filter trong phần “Editing” và chọn tùy chọn Filter trong trình đơn thả xuống. Khi bạn nhấp vào Filter, tất cả các cột dữ liệu sẽ có các nút thả xuống. Nhấp vào nút thả xuống cho bất kỳ cột dữ liệu nào > tích bỏ chọn “Blanks” trong menu Bộ lọc và nhấp vào OK.

Thao tác này sẽ ẩn tất cả các hàng trống trong dữ liệu mà không thực sự xóa chúng.

Bạn có thể hiển thị các hàng trống trong dữ liệu của mình bằng cách nhấp vào nút thả xuống trong Filter > chọn tùy chọn “Blanks” và nhấp vào nút OK.

//Bạn đang đau đầu với bảng tính Excel với các số 0 hiển thị? bạn muốn ẩn đi các số 0 này? hãy tham khảo cách giấu số 0 trong bảng tính excel một cách hiệu quả nhất.

Kết luận

Như vậy mình đã hướng dẫn các bạn mẹo xóa hoặc ẩn hàng trống trong Excel một cách đơn giản rồi đấy.

Với mẹo này sẽ giúp bạn xóa hàng trống trong Excel, giúp dữ liệu của bạn đồng nhất hơn.

Trong các phương pháp trên tùy theo trường hợp bạn có thể sử dụng phương pháp phù hợp để áp dụng có hiệu quả nhất. Chúc các bạn vui vẻ !

Chuyển hàng thành cột hoặc ngược lại trong Excel

Một trong những công việc có lẽ bạn đã từng trải qua đó là việc nhập định dạng dữ liệu bị sai giữa hàng và cột và bạn muốn chuyển đổi qua lại giữa hàng và cột? đó tưởng chừng là một việc đơn giản nếu bạn nắm được quy tắc chuyển đổi dữ liệu? còn nếu bạn chưa nắm thì sao?

Nếu bạn đang muốn thay đổi từ hàng sang cột hoặc ngược lại thì có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết bên dưới.

Thay đổi hàng thành cột Excel

Okey! Chúng ta cùng tìm hiểu cách chuyển đổi từ hàng sang cột trong Excel mới nhất.

Đầu tiên giả sử tôi có bảng Excel với các hàng như hình bên dưới.

Để thay đổi hàng thành cột, đầu tiên bạn hãy sao chép những hàng Excel cần chuyển đổi hoặc toàn bộ bảng dữ liệu cần chuyển đổi.

Sau đó chọn vị trí để dán bằng cách chuột phải vào vị trí cần dán.

Và thực hiện theo các bước:

1. Chọn Paste Special….
2. Chọn biểu tượng Transpose…

Lúc này bạn sẽ thấy các hàng sẽ được chuyển thành cột tương ứng.

Hoặc bạn có thể thực hiện bằng cách sau khi chọn vị trí cần dán xong, bạn cũng chuột phải vào vị trí.

Và thực hiện theo các bước:

1. Chọn Paste Special….
2. Chọn tiếp Paste Special….

Lúc này bạn sẽ thấy một hộp thoại xuất hiện, tích chọn vào thuộc tính Transpose.

Cuối cùng nhấn Ok là xong, Lúc này bạn sẽ thấy các hàng sẽ được chuyển thành cột tương ứng.

Thay đổi cột thành hàng Excel

Muốn thay đổi cột thành hàng trong Excel bạn cũng thực hiện tương tự các bước như thay đổi hàng thành cột trong Excel, các bước thực hiện không hề khác chẳng qua chỉ khác tên gọi và tính năng mà thôi.

Hãy chờ chút: Bạn không thể mở tập tin PPT hoặc PPTX, hãy tham khảo bài viết sửa lỗi không thể mở File PPT, PPTX trên PowerPoint hiệu quả nhất.

Kết luận

Okey! Với hướng dẫn chi tiết bên trên phần nào đã giúp bạn hình dung được cách chuyển hàng thành cột hoặc ngược lại trong Excel phải không nào? chúc các bạn vui vẻ!

Giấu số 0 trong bảng tính excel

Để ẩn con số 0 trong bảng tính Excel bạn có thể sử dụng lập công thức trong quá trình tính toán, tuy nhiên nếu bảng tính có quá nhiều công thức thì công việc lập công thức như vậy sẽ rất khó khăn vậy để ẩn dấu con số 0 không dùng công thức phải làm sao? Để ẩn dấu số 0 hãy thực hiện như sau?

Hiện nay có khá nhiều phiên bản Excel tuy nhiên về cơ bản được chia ra hai phiên bản chính gồm phiên bản Excel 2003 và phiên bản Excel 2007 trở lên (từ phiên bản Excel 2007 trở đi giao diện với các tính năng tương đối giống nhau).

Xem video hướng dẫn giấu số 0 Excel

Sử dụng tùy chỉnh trong Microsoft Excel

Đối với phương pháp này bạn sẽ áp dụng toàn bộ trên Sheet, nếu bạn muốn áp dụng theo vùng dữ liệu có thể tham khảo phương pháp bên dưới.

Đối với Excel 2003

Đầu tiên hãy mở bảng tính cần giấu những con số 0 > sau đó vào Menu Tools > Options chọn thẻ View > Trong mục Window Options Kích bỏ thuộc tính “Zero values” là được !

Cuối cùng Kích chọn OK để giấu số 0 trong toàn bộ bảng tính Excel.

Đối với Excel 2007 trở lên

Trong thiết lập tùy chọn của Excel có nội dung cho phép bạn Ẩn/Hiện giá trị số 0 cho cả Worksheet. Cụ thể cách thực hiện như sau. Bấm chọn vào thẻ File > chọn tiếp Options > Chọn mục Advanced.

Trong mục Display options for this worksheet chú ý nội dung Show a zero in cells that have zero value.

Để ẩn số 0 bạn hãy tích bỏ dấu trong tùy chọn này đi là được. Thiết lập này cho phép bạn thay đổi cho 1 Sheet cụ thể hoặc trong cả Workbook (file excel). Để hiện lại giá trị số 0, bạn đánh dấu chọn vào mục Show a zero in cells that have zero value.

Định dạng bản tính

Phương pháp này dùng để giấu các số 0 trong những ô được chọn, đầu tiên hãy chọn các ô có số 0 cần giấu.

Đối với Excel 2003

Đầu tiên hãy chọn vùng cần ẩn giấu những con số 0 > Sau đó vào menu Format > Cells (hoặc nhấn Ctrl+1), chọn thẻ Number > trong hộp Category > Kích chọn Custom. Trong hộp Type gõ 0;-0;;@ hoặc 0;;;@

Cuối cùng kích chọn OK và những cột hay dòng ô trong bảng tính Excel số 0 sẽ được giấu đi.

Đối với Excel 2007 trở lên

Giả sử trong bảng bên dưới, chúng ta muốn ẩn các giá trị số 0 trong những ô có giá trị bằng 0 (ô B3, C3, D3, C4, D4) nhưng ko phải ẩn trong cả Sheet, cách thực hiện như sau:

• Chọn vùng cần thiết lập
• Mở Format Cells (phím tắt Ctrl + 1)
• Trong thẻ Number, chọn mục Custome, phần Type nhập nội dung 0;;;@ hoặc 0;-0;;@

Kết quả thu được là các ô có giá trị bằng 0 đã không hiển thị nữa.

Để hiện lại giá trị bằng 0, bạn thay đổi Format cells trong vùng đó sang định dạng khác (General hoặc Number) là được.

//Bạn muốn hiển thị dữ liệu theo tỷ lệ % Excel hãy tham khảo cách thủ thuật hiển thị dữ liệu theo tỉ lệ phần trăm trong Excel một cách đơn giản nhất.

Kết luận

Như vậy là mình đã hướng dẫn các bạn cách giấu số 0 trong bảng tính excel cực kỳ đơn giản rồi đấy, ngoài ra còn có một số phương pháp khác tuy nhiên các thao tác hơi phức tạp nên mình sẽ không đưa vào bài viết này. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn cách ẩn giấu số 0 một cách hiệu quả. Chúc các bạn vui vẻ.

Như vậy để tiết kiệm thời gian và công sức bạn có thể dùng tính năng “Paste Special” để liên kết dữ liệu tự động giữa Word và Excel Đây là một thủ thuật khá là hay mà có ít ai sử dụng với thủ thuật này bạn sẽ làm được nhiều hơn bạn tưởng – Tác dụng của thủ thuật này là trong tài liệu mà bạn đang làm việc với Excel cần có một số nội dung mà nội dung đó giống như trong một tài liệu soạn thảo trong Word. Mà bạn muốn khi thay đổi, chỉnh sửa nội dung ở Excel thì Word sẽ tự động cập nhật dữ liệu mới. Hãy cùng blog thủ thuật tìm hiểu cách kết nối dữ liệu giữa Word và Excel để cập nhật dữ liệu tự động khi có thay đổi!

Liên kết dữ liệu word và excel cập nhật dữ liệu tự động

Trong bài viết trước đây về thủ thuật Office mình có hướng dẫn các bạn cách đặt Microsoft Office Word mở tệp mặc định trong Windows 10 giúp bạn dễ dàng hơn trong việc mở các loại tập tin trong Windows 10, tiếp tục trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách liên kết dữ liệu word và excel tự động đơn giản nhất.

Ở bài này mình sẽ Demo trên Word và Excel 2010, đầu tiên trong Excel, bạn chọn ô chứa dữ liệu cần đưa sang Word, bấm Ctrl + C để copy!

Sau đó qua cửa sổ Word chọn Paste > chọn Paste Special (hoặc bấm tổ hợp 3 phím Ctrl+ Alt + V) để mở hộp thoại “Paste Special”.

Kích chọn mục “Paste Link” và chọn một trong các loại định dạng dữ liệu ở khung bên phải tùy theo nhu cầu của bạn, chọn xong nhấn OK (ở đây mình sẽ chọn Unformatted Unicode Text).

Lúc này, dữ liệu từ Excel và Word đã liên kết với nhau, các liên kết dữ liệu trong Word sẽ có một màu xám mờ bao quanh khi bạn nhấp chuột vào liên kết.

Khi bạn thay đổi dữ liệu trong Excel thì dữ liệu tương ứng trong Word cũng sẽ được cập nhật theo.

#Video hướng dẫn

#Xem mã liên kết giữa Excel và Word

Để xem mã để định dạng dữ liệu trong Word khi Liêt kết file Excel thì ta chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt + F9.

Đoạn mã {LINK Excel.Sheet.12 C:\\Users\\Administrator\\Desktop\\Book1.xlsx Sheet1!R3C2:R8C2 \a \t \u}  thể hiện việc dữ liệu được Liêt kết file Excel và Word. Các ký hiệu “a, p, t” thể hiện các điều kiện khi Liêt kết file Excel và Word, các ký hiệu có ý nghĩa như sau

a : Cập nhật dữ liệu 1 cách tự động

p : Hiển thị dữ liệu dạng hình ảnh

t : Hiển thị dữ liệu dạng văn bản

u : Hiển thị dữ liệu dạng Unformatted Unicode Text

#Cập nhật File tự động khi mở

Khi bạn mở file Word, Word sẽ tự động hiện thông báo hỏi chúng ta có muốn cập nhật dự liệu 1 cách tự động hay không?

Nếu chúng ta chọn Yes, dữ liệu sẽ tự động cập nhật, còn không thì sẽ sử dụng dữ liệu cũ, khi chọn Yes để cập nhật dữ liệu bạn nên mở sẵn file Excel nguồn để đảm bảo an toàn, việc cập nhật không bị mất dữ liệu hay bị lỗi.

Thông thường thông báo này luôn hiện ra mỗi lần mở file. Nếu bạn muốn tắt nó thì có thể vào menu File > Opitions > Advanced, rồi tích bỏ dấu chọn trước dòng chữ “Update automatic links at open” > nhấn OK để lưu lại các cài đặt!

#Cập nhật thủ công

Nếu chúng ta muốn cập nhật thủ công một vùng dữ liệu nhất định trong file Word, chúng ta chỉ cần nhấp chuột phải (Right Click) vào vùng dữ liệu cần cập nhật và chọn Update Link.

Bạn nên mở các tập tin Excel để đảm bảo việc cập nhật không bị lỗi.

#Chỉnh sửa liên kết

Nếu chẳng may bạn vô tình di chuyển tập tin Excel hoặc Word đến một vị trí khác thì đòi hỏi bạn cần phải chỉnh lại liên kết, thực hiện bằng cách vào File > Info -> Edit Links to Files (lựa chọn này nằm ở góc dưới bên phải của khung Word và chỉ hiện ra khi chúng ta đã Save file).

Lúc này bạn sẽ thấy cửa sổ thay đổi liên kết.

Trong cửa sổ Link, chúng ta có các lựa chọn như Break Links (loại bỏ liên kết), Open Source (mở tệp nguồn), Change Source (thay đổi liên kết), Update now (cập nhật mới).

#Các trường hợp lưu ý khi thực hiện kết nối dữ liệu giữa Word và Excel

Trong trường hợp khi bạn làm theo các bước ở trên nhưng trong Word không hiển thị số liệu mà hiển thị toàn mã lệnh thì bạn vào Menu File > Option > Advanced, rồi tích bỏ dấu trước dòng chữ “Show field codes instead of their values” > nhấn OK để lưu lại.

Tại đây, bạn cũng có thể thay đổi cách hiển thị màu nền (mặc định là màu xám) tại các vị trí có chứa liên kết hãy bấm vào mũi tên tại mục Field shading, rồi chọn 1 trong 3 tùy chọn tương ứng sau:

Never: không hiển thị

Always: luôn hiển thị

When selected: chỉ hiển thị khi được chọn

Nếu tài liệu của bạn có nhiều liên kết thì nên chọn Always để dễ dàng quản lý và cập nhật dữ liệu.

Ngoài ra khi File Word đã hiển thị chính xác dữ liệu nhưng khi in ra giấy thì chỉ thấy các mã lệnh thì bạn hãy vào menu File > Opitions > Advanced, sau đó tích bỏ dấu chọn trước dòng chữ “Print field codes instead of their values” > nhấn OK để lưu lại.

Lưu ý: Bạn hãy lưu file Word và file Excel trong cùng 1 thư mục để tiện cho việc quản lý. Khi đã thực hiện việc liên kết dữ liệu giữa Word và Excel, bạn không nên đổi tên hay đường dẫn của file Excel; nếu bạn tiến hành đổi tên hay đường dẫn của file Excel thì đồng nghĩa liên kết giữa Word và Excel sẽ bị mất, Word không cập nhật được dữ liệu từ Excel.

#Chú ý thêm

Khi sử dụng tính năng này để Liêt kết file Excel và Word, bạn cần lưu ý những điều sau:

1. Khi chúng ta thêm dòng, cột trong file Excel thì phía Word không tự thay đổi. Điều này có thể làm cho Liên kết của chúng ta bị sai. Như vậy, cần chốt vị trí các giá trị trong file Excel trước rồi hãy dán Liêt kết sang Word.
2. Nếu chúng ta thay đổi tên hoặc đường dẫn của file Excel thì Word cũng không hiểu được. Lúc này, chúng ta có thể sử dụng nút Change Source… trong cửa sổ Links để chọn lại file Excel mới làm file nguồn.
3. Để cho an toàn, khi cần Update dữ liệu, chúng ta nên mở cả file Word và file Excel nguồn để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra.

Cuối cùng không có gì hơn nếu bạn cảm thấy bài viết có ích hãy subscribe blog của mình thường xuyên để cập nhật những bài viết mới nhất qua Email – Chân thành cảm ơn!

Trong một bảng tính bạn có các ô được tô màu xen kẽ và bạn muốn tính tổng hoặc đếm các giá trị của các ô này? với Excel bạn sẽ không có hàm để xử lý trường hợp đặc biệt này đó chính là tính tổng hoặc đếm các ô được tô màu trong Excel mà bạn phải xây dựng hàm riêng biệt cho chúng để giải quyết bài toán trên.

Tính tổng hoặc đếm các ô được tô màu trong Excel

Trong bài viết trước đây về thủ thuật Office mình có hướng dẫn các bạn cách tự động in hoa chữ cái đầu dòng trong word giúp bạn có thể giúp bạn có thể tùy biến khi gõ văn bản trong Word, tiếp tục trong bài viết này Blog thủ thuật tin học sẽ hướng dẫn các bạn cách tính tổng hoặc đếm các ô được tô màu trong Excel đơn giản nhất.

Như đã nói ở trên để tính tổng các ô được tô màu bạn phải xây dựng mã VBA, tuy nhiên bạn không cần phải xây dựng vì đã có mã được cung cấp sẵn và bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây để có thể thực hiện tính tổng hoặc đếm các ô được tô màu trong Excel.

Đầu tiên bạn hãy mở chương trình VBA của Excel bằng cách nhấn tổ hợp phím “Alt + F11” để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Aplications > Trên cửa sổ chọn Insert > kích chọn Module.

Sau đó sao chép đoạn mã bên dưới và dán vào khung soạn thảo là được.

Function ColorFunction(rColor As Range, rRange As Range, Optional SUM As Boolean)
Dim rCell As Range
Dim lCol As Long
Dim vResult
lCol = rColor.Interior.ColorIndex
If SUM = True Then
For Each rCell In rRange
If rCell.Interior.ColorIndex = lCol Then
vResult = WorksheetFunction.SUM(rCell, vResult)
End If
Next rCell
Else
For Each rCell In rRange
If rCell.Interior.ColorIndex = lCol Then
vResult = 1 + vResult
End If
Next rCell
End If
ColorFunction = vResult
End Function

Sau đó thoát khỏi cửa sổ VBA và thực hiện tính toán như sau.

Đầu tiên cũng như mọi công thức bạn chỉ cần gõ dấu bằng trên ô, lúc này bạn sẽ thấy công thức mới vừa tạo đó là ColorFunction.

Chọn tên công thức và thực hiện tính toán như sau.

#Tính tổng các ô màu

Để tính tổng các ô màu bạn sử dụng cấu trúc như sau: =COLORFUNCTION(ô màu cần lấy;vùng dữ liệu;1)

Ví dụ: Tôi muốn tính tổng các ô có chứa màu vàng thì công thức sẽ như sau: =ColorFunction(F5;D5:F7;1)

Giải thích: Ở đây tôi muốn lấy màu vàng thì tôi sẽ chọn ô bất kỳ có màu vàng (ô có địa chỉ F5 chứa màu vàng), sau đó chọn vùng dữ liệu từ D5 đến F7 với giá trị 1 là tính tổng.

#Đếm các ô màu

Để đếm các ô màu bạn sử dụng cấu trúc như sau: =COLORFUNCTION(ô màu cần lấy;vùng dữ liệu;0)

Ví dụ: Tôi muốn tđếm các ô có chứa màu đỏ thì công thức sẽ như sau: =ColorFunction(D6;D5:F7;0)

Giải thích: Ở đây tôi muốn lấy màu đỏ thì tôi sẽ chọn ô bất kỳ có màu đỏ (ô có địa chỉ D6 chứa màu đỏ), sau đó chọn vùng dữ liệu từ D5 đến F7 với giá trị 0 là đếm.

#Kết quả

Và kết quả sẽ cho ta chính xác những gì mà bạn muốn lấy.

Cuối cùng không có gì hơn nếu bạn cảm thấy bài viết có ích hãy subscribe blog của mình thường xuyên để cập nhật những bài viết mới nhất qua Email – Chân thành cảm ơn!

Có thể nói nhờ Excel mà công việc tính toán trở nên nhanh chóng và chính xác hơn nhiều tuy nhiên trong quá trình nhập liệu thì việc sai sót là điều không thể tránh khỏi đặc biệt là đối với các con số? chỉ cần bạn nhập sai một con số ở hàng thập phân cũng đủ làm dữ liệu bị lệch trong toàn bộ bảng tính vì thế tính chính xác trong việc nhập liệu là điều rất quan trọng.

Tạo cảnh báo khi nhập dữ liệu số lớn hơn, nhỏ hơn trong Excel

Trong bài viết trước đây về thủ thuật Excel mình có hướng dẫn các bạn cách tạo thông báo khi nhập dữ liệu trùng trong Microsoft Excel giúp bạn tránh sai sót khi nhập dữ liệu, tiếp tục trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo cảnh báo khi nhập dữ liệu số lớn hơn, nhỏ hơn trong Excel giúp bạn tránh được sai sót khi nhập dữ liệu trong bảng tính Excel.

Chú ý: bài viết được thực hiện trên Excel 2010 đối với các phiên bản khác bạn thực hiện tương tự!

Đầu tiên hãy bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn tạo cảnh báo (ví dụ như hình dưới, từ ô C3 đến ô C7).

Sau khi chọn vùng dữ liệu xong bạn vào Menu Data  > chọn Data Validation .

Lúc này cửa sổ Data Validation xuất hiện, tại tab Settings  bạn hãy cấu hình như sau:

(1) Phần Allow: Bạn chọn Whole number, phần Data bạn chọn Between

(2) Gồm Minimum và Maximum: Tức là phạm vi giá trị (bạn nhập theo yêu cầu, giả sử điểm số thì từ 0 đến 10 thì bạn nhập Minimum là số 0, và Maximum là 10), khi bạn nhập giá trị nhỏ hơn 0 và lớn hơn 10 sẽ báo lỗi!

#Cấu hình thông báo lỗi

Tiếp tục bạn chọn tab Error Alert  và cấu hình như sau:

Phần Style: Bạn có thể chọn Stop hoặc Warning (ở đây tôi sẽ chọn Stop)

Phần Title: Gõ tiêu đề của hộp cảnh báo

Error message: Nội dung của hộp cảnh báo

Sau khi thực hiện xong nhấn “OK” để hoàn tất.

Sau khi thực hiện xong bạn có thể thực hiện việc nhập liệu (giả sử hình bên dưới là bảng điểm của học sinh khi tôi nhập vào ô điểm là số 11 thì nó sẽ xuất hiện một hộp thoại cảnh báo).

Tất nhiên bạn hãy nhập lại dữ liệu theo đúng yêu cầu? quá đơn giản để bạn có thể tạo cảnh báo khi nhập dữ liệu số lớn hơn, nhỏ hơn trong Excel phải không?

Cuối cùng không có gì hơn nếu bạn cảm thấy bài viết có ích hãy subscribe blog của mình thường xuyên để cập nhật những bài viết mới nhất qua Email – Chân thành cảm ơn!

Vậy giải pháp ở đây là làm sao để Excel có thể phát hiện ra dữ liệu bị trùng từ đó có thông báo cho người nhập dữ liệu? việc này sẽ giúp người nhập liệu tránh các sai sót không đáng có, vậy làm thế nào để Microsoft Excel có thể dò tìm dữ liệu bị trùng khi người dùng nhập dữ liệu và thông báo cho người nhập dữ liệu biết?

Cách tạo thông báo khi nhập dữ liệu trùng trong Microsoft Excel

Trong bài viết trước đây về thủ thuật Excel mình có hướng dẫn các bạn cách sử dụng các hàm đếm dữ liệu Count, Counta, Countif trong Excel giúp bạn có thể sử dụng các hàm một cách dễ dàng nhất, tiếp tục trong thủ thuật này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo thông báo khi nhập dữ liệu trùng trong Microsoft Excel giúp bạn tránh sai sót khi nhập dữ liệu trong Excel.

Trong hướng dẫn này mình sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện trên Microsoft Excel 2010 đối với các phiên bản khác bạn thực hiện tương tự!

Đầu tiên trên bạn hãy bôi đen các ô của cột nhập liệu mà bạn muốn tạo thông báo khi có dữ liệu bị trùng (trong hình bên dưới là các ô trong cột “Số CMND”).

Sau khi bôi đen các ô trong cột bạn chọn sang tab Data  sau đó chọn Data Validation

#Tùy chỉnh thông báo lỗi

Lúc này hộp thoại Data Validation  xuất hiện, và tại tab setting  bạn cấu hình như sau.

(1) Phần Allow  bạn chọn Custom .

(2) Phần này bạn hãy sử dụng công thức như sau =Countif(vùng dữ liệu tuyệt đối, ô tham chiếu)=1  (giả sử mình muốn lấy vùng dữ liệu từ ô C3 đến ô C7 sẽ có công thức như sau: =Countif($C$3:$C$7,C3)=1 ), để lấy giá trị tuyệt đối bạn chỉ cần gõ ô dữ liệu và nhấn phím F4.

Tiếp tục bạn nhấn qua tab Error Alert , và thiết lập như sau.

(1) Phần Style bạn nên chọn Warning  hoặc có thể chọn Stop

(2) Phần Title: Hiển thị tiêu đề cửa sổ

(3) Error Message: Hển thị nội dung thông báo

Cuối cùng hãy bấm “OK” để kết thúc việc cài đặt.

Ví dụ: Trong bảng số liệu bên dưới khi tôi gõ “số CMND” trùng thì ngay lập tức có một cửa sổ thông báo cho bạn biết là có dữ liệu bị trùng.

Và bạn có muốn tiếp tục thực hiện công việc. Ở đây trong phần Style tôi chọn là Warning nên hộp thông báo có dạng trên có hai tùy chọn để bạn xử lý, nếu bạn nhấn Yes  tức là bạn chấp nhận dữ liệu bị trùng? nhấn No  tức là không chấp nhận và bạn phải sửa lại dữ liệu cho phù hợp. Quá đơn giản để bạn có thể tạo thông báo khi nhập dữ liệu trùng trong Microsoft Excel phải không?

Cuối cùng không có gì hơn nếu bạn cảm thấy bài viết có ích hãy subscribe blog của mình thường xuyên để cập nhật những bài viết mới nhất qua Email – Chân thành cảm ơn!

Trong bài viết trước đây về thủ thuật Excel mình có hướng dẫn các bạn cách khóa một vùng dữ liệu hoặc ô dữ liệu trong Excel đơn giản giúp bạn có thể dễ dàng khóa vùng dữ liệu trong Excel theo từng vùng dữ liệu cụ thể, tiếp tục trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng các hàm đếm dữ liệu Count, Counta, Countif… trong Excel.

Sử dụng hàm đếm dữ liệu Count, Counta, Countif… trong Excel

Có thể nói các hàm đếm dữ liệu trong Excel là một trong những hàm thống kê rất quan trọng nó giúp bạn có thể tính toán dữ liệu theo từng trường hợp, điều kiện cụ thể từ đó có thể tổng hợp dữ liệu một cách dễ dàng nhất hãy cùng blog thủ thuật tìm hiểu cách sử dụng các hàm đếm dữ liệu Count, Counta, Countif… trong Excel đơn giản nhất.

#Các hàm Count, Counta, Countblank

Với 3 hàm này các tham số tương đối giống nhau nên mình gộp lại thành một để bạn có thể tiện theo dõi.

Cú pháp

=COUNT(value1, value2, …) – Hàm đếm dữ liệu các ô có chứa chữ số

=COUNTA(value1, value2, …) – Hàm đếm dữ liệu các ô không rỗng

=COUNTBLANK(range) – Hàm đếm dữ liệu các ô rỗng

Trong đó

Value1, value2, … là các đối số (các giá trị Value này có thể là một vùng dữ liệu – Range).

Lưu ý

Hàm COUNT sẽ đếm những đối số là số, ngày tháng, hay các chữ thể hiện số. Với những đối số là giá trị lỗi hay các chữ không thể dịch thành số sẽ không được đếm.

Nếu đối số là mảng, hàm COUNT sẽ không đếm các ô rỗng, các giá trị logic, text, hay giá trị lỗi trong mảng.

Nếu cần đếm các giá trị logic, text, hay các giá trị lỗi, bạn sử dụng hàm COUNTA.

Các ô dữ liệu rỗng (“”) sử dụng hàm COUNTBLANK để đếm. Nhưng với các ô có chứa giá trị =0 sẽ không được đếm.

#Hàm Countif

Hàm Countif sẽ giúp bạn đếm dữ liệu có điều kiện cho trước

Cú pháp

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó

Range : vùng dữ liệu cần đếm.

Criteria : Điều kiện để đếm.

Lưu ý

Có thể dùng các ký tự đại diện trong điều kiện: dấu ? đại diện cho một ký tự, dấu * đại diện cho nhiều ký tự. Để tìm điều kiện là những dấu ? hoặc * thì gõ thêm dấu ~ ở trước dấu ? hay *

Hàm COUNTIF không phân biệt điều kiện chữ hoa hay chữ thường.

#Hàm Countifs

Hàm Countifs sẽ giúp bạn đếm dữ liệu với nhiều điều kiện khác nhau

Cú pháp

=COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, …)

Trong đó

Range1, range2…: Có thể có tối đa 127 dãy các ô để đếm. Chúng có thể là ô chứa số, text, tên, mảng, hay tham chiếu đến các ô chứa số, ô rỗng sẽ được bỏ qua.

Criteria1, criteria2… : Có thể có tối đa 127 điều kiện để đếm.

Lưu ý

Mỗi ô trong vùng dữ liệu để đếm chỉ được đếm nếu tất cả các điều kiện tương ứng với ô đó đều đúng.

#Ví dụ minh họa

Hãy đếm xem số nhân viên có ngày nghỉ.

Như vậy dựa vào cột Số ngày nghỉ ta sẽ dùng hàm Count để đếm dữ liệu những ô có chứa chữ số – công thức sẽ là =COUNT(D6:D15) hoặc bạn cũng có thể dùng hàm Counta để đếm cũng được!

Tổng số nhân viên

Dựa vào cột tên và dùng hàm Counta bạn sẽ đếm được tổng số nhân viên – công thức sẽ là =COUNTA(D6:D15) bạn không thể dùng hàm Count để đếm trong trường hợp này!

Số nhân viên có ngày nghỉ trống

Dựa vào cột số ngày nghỉ và dùng hàm Countblank bạn sẽ đếm được những nhân viên có ngày nghỉ trống – Công thức sẽ là =COUNTBLANK(D6:D15) (số 0 không được xem là ô trống).

Số nhân viên phòng Kế hoạch

Dựa vào cột Phòng và dùng hàm Countif bạn sẽ đếm được số nhân viên phòng Kế hoạch – Công thức sẽ là =COUNTIF(B6:B15;”Kế hoạch”).

Số nhân viên phòng Kinh doanh có lương lớn hơn 6 triệu

Dựa vào cột Phòng, Lương và dùng hàm Countifs bạn sẽ đếm được số nhân viên phòng Kinh doanh có lương lớn hơn 6 triệu – Công thức sẽ là =COUNTIFS(B6:B15;”Kinh doanh”;C6:C15;”>6000000″).

Quá đơn giản để bạn có thể sử dụng các hàm đếm dữ liệu trong Excel phải không?

Cuối cùng không có gì hơn nếu bạn cảm thấy bài viết có ích hãy subscribe blog của mình thường xuyên để cập nhật những bài viết mới nhất qua Email – Chân thành cảm ơn!